UGC-Aufträge organisierst du mit einer einzigen Liste, in der jeder Auftrag eine Zeile hat: Kunde, Leistung, Stand, nächste Frist, Rechnung und Zahlung. Dazu kommen feste Stände statt freier Sätze und eine kurze Routine pro Woche. Mehr braucht es am Anfang nicht.
Spätestens beim dritten gleichzeitigen Auftrag verteilen sich Informationen auf Postfach, Chat und Notizen. Dann wird eine Frist übersehen oder eine Rechnung zu spät geschrieben. Hier siehst du, wie die Liste aussieht, welche neun Stände du brauchst, wie deine Woche abläuft und wann eine Tabelle ausreicht.
UGC-Aufträge organisieren: eine Liste für alles
Die Liste ist eine Tabelle in einem Tabellenprogramm oder auf Papier. Wichtig ist, dass sie nur an einem Ort liegt. So sieht sie aus, mit erfundenen Marken und frei gewählten Daten. Die Creatorin Runa Eckhorst führt sie:
| Kunde | Leistung | Stand | Nächste Frist | Rechnung | Zahlung |
|---|---|---|---|---|---|
| Kalmira | 1 Video, 3 Hooks | Skript frei | Dreh bis Fr 16. Okt. | offen | offen |
| Lunava | 2 Videos | geliefert | Feedback bis Mi 14. Okt. | offen | offen |
| Velune | 1 Video, 5 Fotos | freigegeben | Rechnung schreiben, Mo 12. Okt. | offen | offen |
| Avorae | 3 Videos | bezahlt | – | gestellt 14. Sep. | eingegangen 9. Okt. |
Die Liste beantwortet drei Fragen in Sekunden: Was ist jetzt dran? Wo wartet jemand auf mich? Wo warte ich auf Geld? Die Spalte „Nächste Frist“ ist die wichtigste. Sortiere sie nach Datum, dann steht oben, was als Nächstes passiert.
Neun Stände statt freier Sätze
„Läuft“ oder „fast fertig“ sagt nichts. Verwende feste Stände. Jeder sagt, was als Nächstes zu tun ist:
| Stand | Bedeutung | Nächster Schritt |
|---|---|---|
| angefragt | Marke hat geschrieben | Anfrage prüfen, Rückfragen stellen |
| angeboten | Angebot ist raus | Nach Plan nachfassen |
| gebucht | Zusage liegt vor | Auftragsbestätigung schicken |
| Produkt da | Frist kann laufen | Skript schreiben und freigeben lassen |
| Skript frei | Drehen ist erlaubt | Dreh und Schnitt planen |
| gedreht | Material liegt vor | Schneiden und liefern |
| geliefert | Fassung ist bei der Marke | Feedback abwarten, Frist notieren |
| freigegeben | Marke ist einverstanden | Rechnung schreiben |
| bezahlt | Geld ist da | Rückschau und Folgeauftrag |
Die Stände folgen dem Ablauf, den der Ratgeber UGC-Auftrag Schritt für Schritt in 14 Stationen beschreibt. Für die Liste reichen neun, weil du nur die Stände festhältst, an denen sich etwas für dich ändert.
Die Wochenroutine: zwei feste Termine
Eine Liste hilft nur, wenn du sie pflegst. Zwei kurze Termine pro Woche reichen. Die Zeiten sind frei gewählt:
| Wann | Dauer | Was |
|---|---|---|
| Montagmorgen | 20 Minuten | Fristen der Woche prüfen, nächste Schritte in der Spalte ergänzen, Dreh- und Schnitttage in den Kalender legen |
| Freitagnachmittag | 15 Minuten | Freigegebene Aufträge in Rechnung stellen, Angebote ohne Antwort nachfassen, Stände aktualisieren |
Wichtig ist, dass du nicht jedes Mal neu überlegst, wann du in die Liste schaust. Der Termin steht im Kalender wie ein Kundentermin.
Am Montag fällt auch die unbequeme Entscheidung: Passt eine neue Anfrage noch in die Woche? Schau in die Spalte „Nächste Frist“ und rechne die Stunden zusammen, bevor du zusagst. Ist die Woche voll, nenn der Marke einen späteren Starttermin, statt zu spät zu liefern. Ein ehrliches „ab dem 26. Oktober“ wirkt verlässlicher als eine Zusage, die du reißt.
Ein Auftragsblatt für Details
Die Liste zeigt den Stand, aber nicht jedes Detail. Für alles andere legst du pro Auftrag ein kurzes Blatt an, am besten als Seite oder Datei im Ordner des Kunden. Darauf stehen:
- Ansprechperson mit E-Mail-Adresse und Zuständigkeit
- Link zum Briefing und zum freigegebenen Skript
- Umfang aus dem Angebot und die Zahl der Korrekturrunden
- Nutzungsdauer mit Enddatum
- eine Zeile pro Absprache mit Datum
Mit dem Blatt musst du nach zwei Wochen Pause nicht in Nachrichten blättern, um zu wissen, was vereinbart war. Die Liste bleibt kurz, das Blatt ist deine Erinnerung.
Mehrere Aufträge gleichzeitig: Arbeit bündeln und Kapazität prüfen
Wer mehrere Aufträge hat, produziert effizienter in Blöcken. Dreh alle Videos eines Tages mit demselben Aufbau, schneide gesammelt und liefere die Fassungen am selben Tag aus. Das spart Einrichten und hält deinen Kopf frei.
Prüf zuerst, ob du alles schaffst. Ein Rechenbeispiel mit frei gewählten Zahlen: Runa hat 20 Stunden pro Woche für Aufträge. Für die nächste Woche stehen an: Kalmira 9 Stunden, Lunava 6 Stunden, Velune 7 Stunden. Zusammen sind das 22 Stunden und damit 2 mehr, als sie hat. Sie verschiebt deshalb die Lieferung an Velune um zwei Tage und schreibt der Marke vorab Bescheid.
Wie du deine Kapazität grundsätzlich einschätzt, zeigt der Ratgeber Kapazität planen: wie viele Kooperationen ein Creator schafft. Die Dateien zu jedem Auftrag legst du getrennt ab; dazu passt der Ratgeber UGC-Ordnerstruktur.
Einmal im Monat lohnt sich ein Blick auf die Liste als Ganzes: Wie viele Aufträge sind abgeschlossen? Welcher Kunde hat mehrfach gebucht? Wo hat ein Stand besonders lange gedauert? Aus den Antworten entsteht dein Plan für den nächsten Monat, und du erkennst Kunden, die du ansprechen solltest.
Tabelle oder Portal: wann was reicht
Eine Tabelle genügt, solange du Aufträge allein führst und der Überblick klappt. Hier eine Entscheidungshilfe:
| Deine Lage | Das reicht |
|---|---|
| Bis zu drei Aufträge gleichzeitig, alle direkt mit Marken | Tabelle und Kalender |
| Viele Aufträge, die du selbst anlegen musst | Tabelle mit festen Ständen und Wochenroutine |
| Ein Teil der Aufträge kommt über eine Agentur, die CreatorOffice nutzt | Deine Liste für Direktkunden, das Creator-Portal für die Deals der Agentur |
| Du arbeitest mit mehreren Agenturen | Im Portal wechselst du zwischen den Bereichen, deine Liste behält den Überblick über alle |
Das Portal ersetzt deine Liste nicht für Kunden, die du direkt betreust. Es zeigt dir die Deals der Agentur. Die eigenen Direktaufträge führst du weiter selbst.
Mit Management: Deals, Fristen und Anteil im Creator-Portal
Arbeitest du mit einem Management oder einer Agentur, die CreatorOffice nutzt, siehst du im Creator-Portal:
- Deine Deals: je Monat mit Stand, deinem Anteil und der Frist
- Deal im Detail: Umfang, Plattform, Nutzungsdauer und Termin der Content-Abgabe
- Kalender: Fristen und Termine, auf Wunsch mit Erinnerung am Vortag per Mail
- Rechnungen: Du reichst deine Rechnung ein und siehst Prüfung, Freigabe und Zahlung
- Mehrere Agenturen: Du wechselst zwischen ihren Bereichen, die Daten bleiben im Bereich der jeweiligen Agentur
Den Zugang bekommst du per Einladung deines Managements. Wie das Portal aussieht, zeigt die Seite Für Creator.
Häufige Fragen
Wie behalte ich bei mehreren UGC-Aufträgen den Überblick?
Mit einer einzigen Liste, in der jeder Auftrag eine Zeile hat, mit festem Stand und nächster Frist. Dazu zwei kurze Termine pro Woche, an denen du sie prüfst und aktualisierst.
Welche Spalten braucht meine Auftragsliste?
Kunde, Leistung, Stand, nächste Frist, Rechnung und Zahlung. Mehr braucht es für den Überblick nicht. Zusatzinformationen wie Ansprechperson oder Briefing-Link kannst du ergänzen, wenn sie dir fehlen.
Reicht eine Tabelle oder brauche ich ein eigenes Programm?
Eine Tabelle reicht, solange du die Liste pflegst und die Fristen im Kalender stehen. Ein anderes Werkzeug lohnt sich erst, wenn dir die Pflege zu viel wird.
Wie plane ich Dreh- und Schnitttage für mehrere Aufträge?
Bündle ähnliche Arbeit: erst alle Drehs eines Tages, dann die Schnitte. Prüf vorher, ob die Stunden der Woche reichen, und verschiebe früh, wenn nicht.
Wann schreibe ich die Rechnung?
Sobald der Stand „freigegeben“ erreicht ist. Je früher sie bei der Marke ist, desto früher beginnt das Zahlungsziel. Trag die Rechnung in der Liste ein, damit sie nicht untergeht.
CreatorOffice für Creator
Arbeitest du mit einem Management, das CreatorOffice nutzt, siehst du Deals, Fristen, Verträge, Rechnungen und deinen Anteil an einem Ort. Zeig CreatorOffice deinem Management, wenn du die Deals mehrerer Aufträge nicht mehr von Hand zusammensuchen willst.
