Kapazitätsplanung für Creator heißt: Du rechnest aus, wie viel Zeit ein Creator im Monat für Kooperationen hat, und ziehst davon ab, was schon zugesagt ist. Was übrig bleibt, ist der Platz für neue Anfragen. Eine feste Zahl wie „drei Kooperationen im Monat“ gibt es nicht, denn ein Kurzvideo kostet weniger Zeit als eine Langvideo-Serie.
Viele Managements sagen zu Anfragen Ja, weil das Budget stimmt, und merken erst später, dass der Creator vier Fristen in einer Woche hat. Dann leidet die Qualität, und die Marke wartet. Hier lernst du, wie du Zeit und Aufwand mit dem Creator festlegst, Anfragen einordnest und Überlastung früh erkennst.
Wie die Kapazitätsplanung für Creator funktioniert
Ein Creator ist kein Angestellter mit festen Stunden. Er macht eigene Beiträge für seine Community, arbeitet mit mehreren Marken und hat Termine, Urlaub und kreative Flauten. Kooperationen sind nur ein Teil seiner Zeit. Deshalb gehst du in drei Schritten vor:
- Zeit klären: Wie viele Stunden im Monat stehen für Kooperationen zur Verfügung?
- Aufwand festlegen: Wie viele Stunden kostet jede Leistung?
- Verplante Zeit abziehen: Wie viel ist schon zugesagt, was bleibt frei?
Das Ergebnis ist eine Auslastung in Prozent. Sie ist kein Messwert, sondern eine Absprache. Sie wird so gut wie die Zahlen, die der Creator selbst nennt.
Schritt 1: Die verfügbare Zeit mit dem Creator klären
Sprich einmal pro Quartal mit jedem Creator über seine Zeit. Diese Fragen helfen:
- Wie viele Stunden pro Woche willst du für Kooperationen einplanen?
- Welche Wochen sind blockiert, etwa durch Urlaub, Reisen oder eigene Projekte?
- Wann arbeitest du am besten, und wann gar nicht?
- Was machst du ungern, und was gern? Das beeinflusst, wie lange etwas dauert.
- Wie viele Fristen in einer Woche sind für dich noch in Ordnung?
Halte die Antwort als Zahl pro Monat fest. Im Beispiel unten sind es 40 Stunden. Zieh davon einen Puffer ab, im Beispiel 20 Prozent. Der Puffer fängt Korrekturen, Krankheit und Technikprobleme auf. Wie hoch er sein sollte, entscheiden Creator und Management gemeinsam. Eine Richtgröße aus der Branche gibt es nicht, und du brauchst auch keine.
Schritt 2: Den Aufwand je Leistung festlegen
Frage den Creator, wie lange er für jede Leistung braucht, von der Idee bis zur finalen Abgabe. Gemeint ist der Durchschnitt aus den letzten Kooperationen. Dazu kommen die Abstimmung und die Korrekturschleifen. Eine Tabelle mit frei gewählten Werten für die Creatorin Elin Berg:
| Leistung | Aufwand |
|---|---|
| Kurzvideo | 5 Stunden |
| Story-Serie mit drei Stories | 2 Stunden |
| Langvideo | 10 Stunden |
| Abstimmung und Briefing je Kooperation | 1 Stunde |
| Korrekturschleife | 1 Stunde je Schleife |
Diese Werte gelten für Elin. Ein anderer Creator hat andere Zahlen, und auch seine ändern sich mit der Erfahrung. Überprüfe die Tabelle alle drei Monate und ändere sie, wenn die Kooperationen deutlich länger oder kürzer gedauert haben.
Rechenbeispiel: Elins November
Die Zahlen sind frei gewählt und keine Richtwerte. Elin Berg hat im November 40 Stunden für Kooperationen eingeplant. Ihr Puffer liegt bei 20 Prozent, das sind 8 Stunden. Zugesagt sind zwei Kooperationen:
| Kooperation | Rechnung | Stunden |
|---|---|---|
| Lunava: 2 Kurzvideos, 1 Story-Serie, 2 Korrekturschleifen | 2 × 5 + 2 + 1 + 2 | 15 |
| Velune: 1 Langvideo, 2 Korrekturschleifen | 10 + 1 + 2 | 13 |
| Zugesagt | 15 + 13 | 28 |
Elin hat 28 von 40 Stunden verplant, das sind 70 Prozent. Damit bleiben 12 Stunden frei, davon 8 als Puffer. Jetzt fragt die Marke Kalmira ein Kurzvideo mit zwei Korrekturschleifen an. Das kostet 5 + 1 + 2 = 8 Stunden. Zusammen wären es 36 Stunden, also 90 Prozent. Der Puffer wäre weg.
Dafür brauchst du eine Regel. Ein Vorschlag, den du anpassen kannst:
| Auslastung | Farbe | Was du tust |
|---|---|---|
| bis 70 % | grün | Anfrage prüfen und annehmen |
| 71 bis 80 % | gelb | nur mit Rücksprache mit dem Creator |
| über 80 % | rot | Zeitraum verschieben, Umfang kürzen oder absagen |
Bei Kalmira steht die Ampel auf rot. Du hast drei Möglichkeiten: Du bietest den Dezember an, du reduzierst die Leistung auf ein Kurzvideo ohne Story, oder du sagst ab. Nach der Rechnung weißt du, warum.
Neue Anfrage prüfen: vier Fragen vor dem Angebot
Bevor ein Angebot rausgeht, beantwortest du vier Fragen:
- Zeit: Wie hoch wäre die Auslastung im gewünschten Zeitraum mit dieser Kooperation?
- Fristen: Liegen Abgaben in Wochen, in denen schon andere Fristen stehen?
- Offene Angebote: Wie viele andere Angebote für denselben Creator sind noch offen? Rechne damit, dass manche zusagen.
- Wille: Will der Creator diese Kooperation? Fragen kostet eine Minute.
Gerade der dritte Punkt wird vergessen. Hat Elin 12 freie Stunden und zwei offene Angebote über je 8 Stunden, kannst du nicht beiden Marken Zusagen in Aussicht stellen. Gib Angeboten ein Ende, damit der Platz nicht blockiert bleibt.
Überlastung vermeiden: Warnzeichen früh erkennen
Zahlen zeigen die Planung, nicht den Zustand. Achte zusätzlich auf diese Signale:
- Entwürfe kommen später als vorher, ohne dass jemand es ankündigt.
- Antworten auf Nachrichten dauern deutlich länger.
- Der Creator sagt öfter „passt schon“, statt Termine zu verhandeln.
- Korrekturschleifen häufen sich, weil Details im Briefing fehlen.
- Der Creator erwähnt Müdigkeit oder fehlende Ideen.
Reagiere früh und freundlich. Frage nach, was gerade ansteht, und biete an, Fristen zu verschieben oder eine Kooperation zu entzerren. Marken akzeptieren einen klar begründeten Terminvorschlag meist eher als eine verspätete Abgabe. Wie du im Alltag im Gespräch bleibst, steht im Ratgeber Kommunikation mit Creatorn.
Spitzen und Pausen: Saison, Urlaub, Reisen
Kapazität schwankt über das Jahr. Trage Urlaub, Reisen und eigene Projekte des Creators früh in den Kalender ein. Vor stark nachgefragten Zeiten, etwa dem Jahresende, stellst du den Plan im Herbst auf und nicht erst, wenn die Anfragen eintreffen. Halte außerdem pro Jahr einige Wochen ohne Kooperationsfristen frei. Creator, die durchgehend liefern müssen, werden langsamer, und die Qualität leidet.
Mehrere Creator im Blick: die Monatsübersicht
Betreust du viele Creator, brauchst du eine einzige Übersicht. Eine Tabelle mit einer Zeile je Creator reicht. Die Werte sind frei gewählt:
| Creator | Verfügbar | Zugesagt | Offene Angebote | Auslastung zugesagt | Ampel |
|---|---|---|---|---|---|
| Elin Berg | 40 h | 28 h | 8 h | 70 % | grün, mit Angebot rot |
| Jona Wiese | 30 h | 27 h | 0 h | 90 % | rot |
| Mara Linden | 50 h | 20 h | 10 h | 40 % | grün |
Sieh dir in der Wochenrunde zuerst die roten Zeilen an. Neue Anfragen leitest du zuerst dorthin, wo Platz ist, sofern die Passung stimmt. Jona ist ausgelastet, also fragst du bei der nächsten Anfrage zuerst Mara. Setze keinen Creator unter Druck, nur weil er gerade am meisten Platz hat.
Typische Fehler und wie du sie vermeidest
Du planst auf hundert Prozent
Dann bringt jede Korrektur den Plan ins Wanken. Lege einen Puffer fest und verteidige ihn.
Du nimmst den Aufwand von anderen Creatorn
Jeder Creator arbeitet anders. Frage jeden einzeln und prüfe die Werte nach einigen Kooperationen.
Du vergisst Korrekturschleifen und Abstimmung
Sie kosten spürbar Zeit. Rechne sie je Leistung ein, so wie in der Tabelle oben.
Du sagst zu, bevor du fragst
Die Marke wartet nur kurz. Der Creator merkt, dass er übergangen wurde. Frage vorher, auch wenn es schnell gehen muss.
Der Stand liegt im Kopf einer Person
Fällt sie aus, weiß niemand, wie voll der Monat ist. Halte die Auslastung dort fest, wo das Team sie sieht.
So bildet CreatorOffice die Planung ab
CreatorOffice ist ein Backoffice im Browser für Talent-Managements und Influencer-Agenturen. CreatorOffice rechnet keine Auslastung in Stunden aus. Diesen Teil pflegst du, wie oben beschrieben, in einer Tabelle. Dafür zeigt es dir, was verplant ist:
- Kooperationen mit Monaten und Leistungen: Auch Monatsdeals. Jeder Beitrag hat Fristen.
- Gemeinsamer Kalender: Entwurfsfristen, Posting-Termine und fällige Rechnungen für Team und Creator. Auf Wunsch Erinnerung am Vortag einer Frist per Mail.
- Anfragen mit Zeitraum: Zeitraum und Stand bis zur Zusage stehen an der Anfrage. Ab Tarif Team.
- Content-Ablage mit Korrekturschleifen: CreatorOffice zählt die vereinbarten Korrekturschleifen mit. So siehst du, wie viele schon verbraucht sind.
- Creator-Portal: Creator sehen ihre Deals und Fristen selbst, am Handy und unter dem Namen deiner Agentur.
Mehr dazu auf der Seite Influencer-Kooperationen verwalten. Wie du Fristen und Postings im Detail planst, zeigt der Ratgeber zum Content-Kalender für Creator. Was in welchem Tarif enthalten ist, steht bei den Tarifen.
Häufige Fragen
Wie viele Kooperationen schafft ein Creator im Monat?
Das hängt von Leistung, Zeit und Arbeitsweise ab, eine feste Zahl gibt es nicht. Rechne aus: verfügbare Stunden minus Puffer, geteilt durch den Aufwand je Kooperation. Frage den Creator, wie viele Stunden er tatsächlich einplanen will.
Wie berechne ich die Auslastung eines Creators?
Teile die verplanten Stunden durch die verfügbaren Stunden und multipliziere mit 100. Im Beispiel: 28 geteilt durch 40 ergibt 70 Prozent. Zähle Korrekturschleifen und Abstimmung zum Aufwand.
Wie hoch sollte der Puffer sein?
Das legen Creator und Management gemeinsam fest. Im Beispiel sind es 20 Prozent. Ist der Creator neu oder arbeitet er mit komplexen Leistungen, plane eher mehr. Prüfe den Wert nach einigen Monaten.
Woran erkenne ich, dass ein Creator überlastet ist?
An späteren Entwürfen, langsameren Antworten, häufigeren Korrekturen und an Äußerungen des Creators. Frage früh nach und biete an, Fristen zu verschieben, bevor Qualität oder Beziehung leiden.
Was mache ich, wenn zwei Marken im selben Zeitraum anfragen?
Rechne beide Anfragen durch und frage den Creator. Passt nur eine, biete der anderen Marke einen anderen Zeitraum oder weniger Umfang an. Entscheide nicht nur nach Budget, sondern auch nach Passung.
Kann CreatorOffice die Auslastung automatisch berechnen?
Nein. CreatorOffice zeigt Kooperationen, Fristen und Korrekturschleifen im Kalender, die Auslastung in Stunden rechnest du selbst. Die Übersicht über alle Fristen hilft dir dabei, Häufungen zu erkennen.
CreatorOffice kostenlos testen
Wenn Fristen und Kooperationen deiner Creator an mehreren Stellen stehen, hilft ein gemeinsamer Kalender. Teste CreatorOffice 14 Tage kostenlos im Tarif deiner Wahl.
