Eine Vertretung für Talent-Manager funktioniert, wenn die Vertretung am ersten Tag vier Dinge weiß: welche Creator sie betreut, welche Fristen in den nächsten 14 Tagen anstehen, welche Rechnungen offen sind und was dem Creator oder der Marke zugesagt wurde. Dafür brauchst du ein Übergabeblatt je Creator, geklärte Zugriffe und ein Team, das Wissen nicht in Postfächern verstecken kann.
Die meisten Agenturen merken erst beim ersten Ausfall, wie viel im Kopf einer Person steckt. Dann ruft ein Creator an und fragt nach seinem Honorar, und niemand weiß, ob die Rechnung rausging. Hier bekommst du eine Vorlage für die Übergabe, einen Plan für Urlaub und plötzlichen Ausfall und ein Rechenbeispiel zur Zweitbetreuung.
Das Übergabeblatt: was die Vertretung wissen muss
Ein Übergabeblatt passt auf eine Seite je Creator. Es muss in fünf Minuten lesbar sein. Eine Vorlage, ausgefüllt für Creatorin Mara Linden mit erfundenen Daten:
| Feld | Eintrag |
|---|---|
| Creator | Mara Linden, Hauptbetreuung Alex Nord, Vertretung Jule |
| Erreichbarkeit | Chat in der Kooperation, antwortet meist am selben Tag; Telefon nur bei Dringendem |
| Laufende Kooperationen | Kalmira (Monatsdeal bis Dezember), Lunava (1 Video, Frist 15.10.) |
| Fristen in 14 Tagen | 12.10. Skript Lunava; 15.10. Entwurf Lunava; 18.10. Story-Set Kalmira |
| Offene Rechnungen | R-1043 an Kalmira, fällig 20.10.; keine Mahnung nötig |
| Absprachen | Marke Lunava erhält Entwurf nur über die Ansprechperson Frau Keller; Mara postet nicht freitags |
| Auszahlung | Mara bekommt den Anteil nach Zahlungseingang der Marke |
| Nicht entscheiden ohne Rücksprache | Preisnachlässe, Exklusivitäten, neue Marken |
Die letzte Zeile ist die wichtigste. Die Vertretung soll handeln können, aber nicht aus Versehen etwas zusagen, was nur die Hauptbetreuung entscheiden darf. Lege das schriftlich fest.
So hältst du das Blatt aktuell
Ein Übergabeblatt, das erst beim Urlaub entsteht, ist schon beim Schreiben veraltet. Pflege es laufend, mit zwei Gewohnheiten: Nach jedem Gespräch mit Creator oder Marke trägst du neue Absprachen ein. In der wöchentlichen Teamrunde prüfst du die Fristen der nächsten 14 Tage. Ein Blatt, das älter als zwei Wochen ist, gilt als veraltet und wird vor der Übergabe neu geprüft.
Urlaubsvertretung planen: vier Schritte
Urlaub ist planbar. Mit einem festen Ablauf wird er zum Normalfall:
| Wann | Was |
|---|---|
| vier Wochen vorher | Urlaubstermin ins Team tragen, Vertretung klären, Fristen im Urlaubszeitraum prüfen |
| eine Woche vorher | Übergabeblätter aktualisieren, Gespräch von 30 Minuten mit der Vertretung |
| Vortag | Creator und Marken mit Fristen im Zeitraum informieren, Zugriffe prüfen |
| nach der Rückkehr | Rückübergabe: Was hat sich geändert, was ist offen? |
Das Gespräch eine Woche vorher ist der Kern. Gehe darin jeden Creator kurz durch und frage die Vertretung: Was ist unklar? Was würdest du jetzt nicht entscheiden wollen?
Vertretung für Talent-Manager bei plötzlichem Ausfall
Krankheit kündigt sich nicht an. Für diesen Fall hilft ein Plan für die ersten drei Tage, den du vorher schreibst:
- Tag 1, Vormittag: Wer übernimmt? Die Vertretung bekommt Zugriff auf Kooperationen, Fristen, Rechnungen und den Chat des betroffenen Managers.
- Tag 1, Mittag: Fristen der nächsten sieben Tage sichten. Welche sind kritisch? Welche lassen sich verschieben?
- Tag 1, Nachmittag: Creator und Marken mit Fristen in dieser Woche informieren, kurz und ohne Gründe: „Jule übernimmt für Alex, Ihre Ansprechperson ist bis auf Weiteres Jule.“
- Tag 2: Offene Rechnungen und Auszahlungen prüfen: Was ist diese Woche fällig?
- Tag 3: Gespräch mit den wichtigsten Creatorn, Fristen neu planen, was nicht schaffbar ist, ehrlich verschieben.
Eine Nachricht an Creator genügt in drei Sätzen:
Hallo Mara, Alex ist vorerst nicht erreichbar. Jule übernimmt deine Kooperationen und kennt alle Fristen, auch den Entwurf für Lunava am 15.10. Wenn dir etwas Wichtiges einfällt, schreibe direkt in den Chat der Kooperation, Jule antwortet noch heute.
Gesundheitliche Gründe nennst du nicht, auch nicht gegenüber Marken. Das ist Sache der Person.
Zweitbetreuung: ein Rechenbeispiel
Die Zahlen sind frei gewählt. Studio Nordlicht hat vier Talent-Manager und 24 Creator. Jeder Manager betreut 6 Creator hauptsächlich. Fällt einer aus, gibt es zwei Wege:
- Ohne Zweitbetreuung: Die 6 Creator gehen an eine Person. Sie hat dann 6 + 6 = 12 Creator, also doppelt so viele wie sonst.
- Mit Zweitbetreuung: Jeder Creator hat einen festen zweiten Betreuer. Verteilen sich die 6 Creator auf die drei anderen, bekommt jeder 2 dazu, also 8 Creator. Das sind 33 % mehr als sonst.
Zweitbetreuung kostet Zeit im Alltag: Jeder Manager kennt zusätzlich 6 weitere Creator oberflächlich, in Summe 12. Dafür bleibt der Ausfall verkraftbar. Rechne für dein Team nach: Wie viele Creator hat jeder? Wie viele verträgt jemand zusätzlich, für zwei Wochen, ohne dass Qualität leidet? Mehr zur Kapazität steht im Ratgeber Kapazität planen.
Übergabe im Team: Wissen sichern, bevor es fehlt
Ein Übergabeblatt hilft nur, wenn das Wissen sonst nicht verloren geht. Vier Regeln halten es im Team:
- Absprachen gehören an die Kooperation. Eine Zusage im privaten Chat sieht niemand. Schreibe sie in den gemeinsamen Verlauf.
- Eine wöchentliche Runde von 20 Minuten. Jeder nennt die Fristen der Woche und den Stand der offenen Rechnungen. Wer fehlt, bekommt ein Kurzprotokoll.
- Mailboxen sind keine Ablage. Wichtige Mails mit Marken landen in der Kooperation, nicht nur im Postfach.
- Keine Kooperation hängt an einer Person. Jede Kooperation kennen mindestens zwei Personen.
Wie du Abläufe insgesamt festhältst, beschreibt der Ratgeber Prozesse dokumentieren: Abläufe für dein Agentur-Team aufschreiben.
Zugriffe und Rechte in der Vertretungszeit
Die Vertretung braucht Zugriff, aber nicht auf alles. Klärt vorher:
- Beträge sehen: Soll die Vertretung Honorare und Provisionen sehen?
- Freigeben: Darf sie Content freigeben oder nur kommentieren?
- Mahnen: Darf sie Mahnungen auslösen?
- Auszahlungen: Wer führt Auszahlungen aus, wer bereitet sie nur vor?
Gib der Vertretung nur, was sie für die Zeit braucht, und nimm Rechte nach der Rückkehr zurück. Eine zweite Person gibt Auszahlungen frei, damit niemand allein Geld bewegt.
Checkliste für die Übergabe
Typische Fehler bei der Vertretung
Die Vertretung kennt die Creator nicht
Sie schreibt den Creator zum ersten Mal, wenn eine Frist brennt. Lass die Vertretung vorher mindestens einmal im Chat mitlesen oder an einem Gespräch teilnehmen.
Die Übergabe ist eine einzige Mail
Eine lange Mail wird nicht gelesen und nicht aktualisiert. Nutze ein Blatt je Creator mit festen Feldern.
Niemand sagt es den Marken
Die Marke erfährt vom Wechsel, wenn die Antwort ausbleibt. Informiere sie früh, mit Namen und Erreichbarkeit der Vertretung.
Die Vertretung entscheidet zu viel
Sie sagt einen Nachlass zu, der nicht abgesprochen war. Lege schriftlich fest, was sie nicht allein entscheidet.
Nach der Rückkehr fehlt die Rückübergabe
Der Manager kommt zurück und weiß nicht, was passiert ist. Plane 30 Minuten pro Creator für den Rückblick ein.
Wann eine Tabelle reicht
Mit zwei Managern und zehn Creatorn reichen Übergabeblätter in einem gemeinsamen Dokument und ein gemeinsamer Kalender. Es wird eng, wenn Fristen, Rechnungen und Chats an verschiedenen Orten liegen und jedes Blatt von Hand nachgezogen werden muss. Dann lohnt ein System, in dem die Vertretung Kooperation, Fristen und Rechnungen an einem Ort sieht. Ob und wann sich das für dein Team lohnt, beschreibt der Ratgeber Software für Talent-Management.
So bildet CreatorOffice die Vertretung ab
CreatorOffice ist ein Backoffice im Browser für Talent-Managements und Influencer-Agenturen. In CreatorOffice hängt alles an der Kooperation: Was du einmal einträgst, übernimmt der nächste Schritt, vom Angebot bis zur Auszahlung. Für die Vertretung sind diese Funktionen belegt:
- Alles an der Kooperation: Monate, Leistungen, Beiträge mit Fristen, Briefings, Verträge, Content und Rechnungen stehen an einem Ort, den die Vertretung öffnet.
- Chat mit Creatorn: direkt an der Kooperation, sodass der Verlauf im Team liegt und nicht im privaten Postfach.
- Gemeinsamer Kalender: Entwurfsfristen, Posting-Termine und fällige Rechnungen für Team und Creator.
- Rechnungsübersicht: Status, Fälligkeit, Betrag und nächster Schritt, mit Filtern für offen, überfällig und bezahlt.
- Marken mit Ansprechpersonen und Zuständigkeit: etwa für Rechnung, Vertrag, Briefing oder Freigabe, in jedem Tarif.
- Rechte je Manager (ab Tarif Team): Du bestimmst, wer Beträge sieht, freigibt, mahnt und Auszahlungen ausführt.
- Interne Notizen: Creator sehen sie nicht.
Das Übergabeblatt und die Regeln für Ausfall und Zweitbetreuung legst du selbst fest. CreatorOffice nimmt dir die Übergabe nicht ab, sorgt aber dafür, dass die Vertretung nicht in Postfächern suchen muss. Alle Funktionen im Überblick findest du unter Funktionen, welche in welchem Tarif enthalten ist, unter Tarife.
Häufige Fragen
Wie organisiere ich die Vertretung für einen Talent-Manager?
Lege je Creator ein Übergabeblatt an, bestimme Haupt- und Zweitbetreuung, kläre Zugriffe und Rechte, informiere Creator und Marken und halte vor dem Urlaub ein Gespräch mit der Vertretung.
Was gehört in eine Übergabe an die Urlaubsvertretung?
Ansprechpersonen und Erreichbarkeit, laufende Kooperationen mit Fristen der nächsten 14 Tage, offene Rechnungen, Absprachen und eine Liste der Dinge, die die Vertretung nicht ohne Rücksprache entscheidet.
Wie bereite ich mich auf einen plötzlichen Ausfall vor?
Schreibe vorher einen Plan für die ersten drei Tage: Wer übernimmt, welche Fristen sind kritisch, wer informiert Creator und Marken. Eine Zweitbetreuung je Creator macht den Plan leichter.
Was ist Zweitbetreuung?
Jeder Creator hat neben der Hauptbetreuung einen zweiten Talent-Manager, der ihn kennt und im Notfall übernimmt. So verteilt sich ein Ausfall auf mehrere Personen.
Wie sichere ich Wissen im Team?
Halte Absprachen an der Kooperation fest, nicht in privaten Chats oder Postfächern. Pflege ein Übergabeblatt je Creator und besprich Fristen und offene Rechnungen einmal pro Woche im Team.
Hilft CreatorOffice bei der Vertretung?
Kooperationen, Fristen, Chat, Verträge und Rechnungen liegen an einem Ort, und die Vertretung findet Ansprechpersonen der Marke mit ihrer Zuständigkeit. Rechte je Manager gibt es ab Tarif Team.
CreatorOffice kostenlos testen
Lege eine laufende Kooperation an und prüfe, ob deine Vertretung Fristen, Chat und Rechnungen ohne Rückfrage findet. Teste CreatorOffice 14 Tage kostenlos im Tarif deiner Wahl.
