Ein UGC-Auftrag läuft in 14 Stationen von der Anfrage bis zur Zahlung. Wer sie kennt, weiß in jedem Moment, wer am Zug ist, was er festhalten muss und wo es erfahrungsgemäß hakt. Das schützt vor vergessenen Absprachen und verpassten Fristen.
Hier bekommst du alle Stationen in einer Tabelle, einen Zeitplan, eine Checkliste zum Abhaken und Fragen für die Rückschau nach dem Auftrag. So behältst du bei jedem Auftrag denselben Faden, auch wenn mehrere parallel laufen.
UGC-Auftrag Schritt für Schritt: die 14 Stationen
Die Stationen gruppieren sich in vier Abschnitte: Vorlauf, Vorbereitung, Produktion und Abschluss.
Zu jeder Station gehört, wer am Zug ist, was du festhältst und wo es oft hakt:
| Nr. | Station | Am Zug | Das hältst du fest | Hier hakt es oft |
|---|---|---|---|---|
| 1 | Anfrage | Marke | Produkt, Formate, Frist, Budget | Angaben fehlen |
| 2 | Angebot | du | Umfang, Nutzung, Lieferzeit, Preis, Gültigkeit | Zu wenige Zahlen im Angebot |
| 3 | Zusage | Marke | Datum und Wortlaut der Zusage | Zusage nur mündlich oder im Chat |
| 4 | Auftragsbestätigung | du | Alle Punkte schriftlich wiederholt | Wird übersprungen |
| 5 | Briefing | Marke | Lücken und Rückfragen, gebündelt | Briefing kommt spät oder widerspricht dem Angebot |
| 6 | Produkt | Marke | Eingang und Zustand | Versand verzögert sich |
| 7 | Skript | du, dann Marke | Schriftliche Freigabe | Dreh vor der Freigabe |
| 8 | Dreh | du | Alle Takes und Hook-Versionen gesichert | Zu wenig Material für den Schnitt |
| 9 | Schnitt | du | Fassung mit Nummer benannt | Dauert länger als geplant |
| 10 | Lieferung | du | Dateien, Benennung, Datum | Rückfragen wegen fehlender Formate |
| 11 | Korrektur | Marke, dann du | Zahl der Runden | Feedback verstreut oder widersprüchlich |
| 12 | Freigabe | Marke | Schriftliche Freigabe der Endfassung | Freigabe bleibt aus |
| 13 | Rechnung | du | Auftrag, Betrag, Zahlungsziel, Ansprechperson | Rechnung wartet zu lange |
| 14 | Zahlung | Marke | Fälligkeit im Kalender, Eingang abgehakt | Zahlung kommt nicht |
Was auf eine Rechnung gehört, klärst du mit deiner Steuerberatung. Was in einem Vertrag steht, den die Marke schickt, klärst du mit einer Kanzlei.
Drei Stationen werden am häufigsten übersprungen und rächen sich später: die Auftragsbestätigung (4), die schriftliche Skript-Freigabe (7) und die Endfreigabe (12). Wie du eine Bestätigung aufbaust, zeigt der Ratgeber UGC-Auftragsbestätigung. Wie du ein Briefing prüfst, bevor du drehst, steht in Briefing prüfen als UGC-Creator.
Der Zeitplan rückwärts vom Liefertermin
Dein Zeitplan beginnt am Ende. Frag zuerst, bis wann die Marke das Video braucht, und zähle zurück. Ein Beispiel in Wochen, mit frei gewählten Angaben: Die Creatorin Lenka Vorm bekommt von der Marke Kalmira eine Anfrage für ein Video über ein Fahrradlicht und soll in Woche 3 liefern.
| Woche | Stationen | Hinweis |
|---|---|---|
| 1 | Anfrage, Angebot, Zusage, Auftragsbestätigung | Zusage und Bestätigung am selben Tag schicken |
| 2 | Briefing, Produkt, Skript | Das Produkt bestimmt, wann du drehen kannst |
| 3 | Dreh, Schnitt, Lieferung | Liefertermin am Freitag |
| 4 | Korrektur, Freigabe | Feedback der Marke einplanen |
| 5 | Rechnung | Direkt nach der Freigabe |
| 9 | Zahlung | Bei 30 Tagen Zahlungsziel etwa vier Wochen nach der Rechnung |
Der Plan hat zwei Regeln. Erstens: Jede Station, die bei der Marke liegt, bekommt mindestens einen Werktag Puffer. Zweitens: Die Zahlung beginnt erst mit der Rechnung. Stellst du sie spät, kommt dein Geld spät. Wie du eine Lieferzeit festlegst und im Angebot formulierst, zeigt der Ratgeber UGC-Lieferzeit festlegen.
Die Checkliste zum Abhaken
Kopier dir die Liste in deine Auftragsübersicht und hake sie für jeden Auftrag ab:
Vorlauf
Vorbereitung
Produktion
Abschluss
Wenn ein Auftrag aus der Reihe läuft
Nicht jeder Auftrag folgt den 14 Stationen glatt. Drei Abweichungen kommen oft vor, und jede hat eine feste Antwort:
- Die Marke ändert nach dem Dreh das Produkt oder das Skript. Das ist kein Teil der Korrektur, sondern ein neuer Dreh. Nenn Aufwand und Preis, bevor du loslegst.
- Die Marke wünscht zusätzliche Videos oder Hook-Versionen. Schreib dafür ein ergänzendes Angebot und warte auf die Bestätigung. Mach es nicht nebenbei.
- Das Feedback hört nicht auf. Zähl die enthaltenen Runden mit. Ist die letzte erreicht, sag es freundlich und nenne den Preis für eine weitere.
In allen drei Fällen gilt dieselbe Regel: Erst die schriftliche Zusage, dann die Arbeit. So bleibt auch ein Auftrag, der vom Plan abweicht, nachvollziehbar.
Wo Abläufe bei Agenturen anders sind
Kommt der Auftrag von einer UGC-Agentur oder einer Influencer-Agentur, ändern sich einige Stationen: Die Agentur ist Ansprechperson, das Briefing kommt von ihr, und die Rechnung geht an sie oder wird als Gutschrift bestätigt. Auch die Auszahlung läuft nach ihrer Regel. Den Ablauf aus Sicht deiner Agentur beschreibt der Ratgeber Zusammenarbeit mit UGC-Agenturen, die Sicht einer Influencer-Agentur Influencer-Management: der Ablauf von der Anfrage bis zur Auszahlung.
Nach dem Auftrag: Rückschau und Folgeauftrag
Nach der Zahlung ist der Auftrag nicht vorbei. Nimm dir zehn Minuten und beantworte fünf Fragen in deiner Liste:
- Wie viele Stunden habe ich wirklich gebraucht, und wie viele hatte ich geplant?
- An welcher Station hat es gehakt?
- Was hat die Marke gelobt, und was wollte sie ändern?
- Was schreibe ich nächstes Mal ins Angebot?
- Wann spreche ich die Marke auf einen Folgeauftrag an?
Den Folgeauftrag sprichst du am besten kurz nach der Freigabe an, solange die Zusammenarbeit frisch ist:
Hallo [Name], danke für die gute Zusammenarbeit beim Video zu [Produkt]. Falls ihr in den nächsten Wochen weitere Videos plant, sagt mir gern Bescheid. Ich hätte auch eine Idee für [Produkt oder Anlass]. Wollen wir kurz telefonieren?
Wie aus einem Auftrag eine dauerhafte Zusammenarbeit wird, zeigt der Ratgeber UGC-Stammkunden gewinnen.
Mit Management: die Stationen im Creator-Portal
Arbeitest du mit einem Management oder einer Agentur, die CreatorOffice nutzt, findest du im Creator-Portal viele Stationen wieder:
- Briefings: je Kooperation oder je Beitrag
- Kalender: Fristen und Termine, auf Wunsch mit Erinnerung am Vortag per Mail
- Content hochladen: Das Team gibt frei oder fordert eine Korrektur an, CreatorOffice zählt die vereinbarten Korrekturschleifen mit
- Veröffentlichung melden: Du meldest Beiträge mit Link und Datum
- Rechnungen: Du reichst deine Rechnung ein und siehst Prüfung, Freigabe und Zahlung
- Nachrichten: Chat mit dem Team direkt an der Kooperation
Den Zugang bekommst du per Einladung deines Managements. Wie das Portal aussieht, zeigt die Seite Für Creator.
Häufige Fragen
Wie läuft ein UGC-Auftrag ab?
In 14 Stationen: Anfrage, Angebot, Zusage, Auftragsbestätigung, Briefing, Produkt, Skript, Dreh, Schnitt, Lieferung, Korrektur, Freigabe, Rechnung und Zahlung. Die Tabelle oben zeigt, wer jeweils am Zug ist.
Welche Schritte werden am häufigsten vergessen?
Die Auftragsbestätigung, die schriftliche Freigabe des Skripts und die Endfreigabe. Alle drei halten fest, was vereinbart war, und schützen dich bei späteren Rückfragen.
Wie lange dauert ein UGC-Auftrag insgesamt?
Das hängt von Auftrag, Marke und deiner Planung ab. Im Beispiel dieses Ratgebers sind es mit frei gewählten Angaben fünf Wochen bis zur Rechnung und etwa vier weitere bis zur Zahlung. Rechne bei deinen eigenen Aufträgen mit echten Daten.
Was tue ich, wenn ein Schritt bei der Marke hängt?
Frag freundlich und mit Datum nach, und verschiebe deine eigene Frist um die verlorenen Tage. Das hast du idealerweise schon im Angebot festgehalten.
Brauche ich für jeden Auftrag eine Checkliste?
Sie hilft, solange du noch nicht alles im Kopf hast. Mit der Zeit passt du sie an deine Aufträge an und streichst, was du nie brauchst.
CreatorOffice für Creator
Arbeitest du mit einem Management, das CreatorOffice nutzt, siehst du Deals, Fristen, Verträge, Rechnungen und deinen Anteil an einem Ort. Zeig CreatorOffice deinem Management, wenn du für jeden Auftrag nicht mehr dieselben Stationen von Hand verfolgen willst.
