Die Einarbeitung im Talent-Management ist der Weg, auf dem neue Kolleginnen und Kollegen deine Agentur, deine Creator und deine Abläufe kennenlernen, bis sie Aufgaben allein verantworten. Gemeint ist hier die Einarbeitung von Mitarbeitenden in einer Agentur, nicht die Betreuung neuer Creator. Eine gute Einarbeitung folgt einem Plan, hat eine Ansprechperson und steigert die Verantwortung Woche für Woche.
Ohne Plan lernen Neue nebenbei und über Fehler. Bei Creatorn und Marken gehen Fehler auf dein Konto. Hier findest du einen Plan für die ersten vier Wochen, Vorlagen für Willkommensnachricht und Feedbackgespräche und eine Checkliste für den ersten Tag.
Vor dem ersten Tag: was bereitliegen sollte
Die Einarbeitung beginnt, bevor die neue Person kommt. Eine Woche vorher stehen:
- Arbeitsplatz und Zugänge: E-Mail, Messenger, Ablage, Kalender und die Software der Agentur, zunächst mit lesendem Zugriff.
- Ansprechperson: Wer begleitet in der ersten Zeit? Plane dafür feste Stunden ein.
- Plan für Woche 1: Termine für Rundgang, Teamvorstellung und erste Aufgaben.
- Willkommensnachricht: Sie sagt, was am ersten Tag passiert und wann.
So klingt die Nachricht:
Hallo Lena, schön, dass du am Montag bei uns startest! Wir treffen uns um 9:30 Uhr im Büro, Alex Nord holt dich ab und zeigt dir die Agentur. Gegen 11 Uhr stellen wir dir das Team vor, nachmittags gehst du mit Alex einen Beispielauftrag durch. Bring nichts mit, außer Neugier. Alle Zugänge sind vorbereitet. Bei Fragen schreib mir jederzeit. Bis Montag! Studio Nordlicht
Fragen zu Arbeitsverträgen und Fristen klärst du mit deiner Kanzlei.
Einarbeitung im Talent-Management: der Vier-Wochen-Plan
Der Plan folgt einer Idee: Die Verantwortung wächst, die Unterstützung sinkt. Jede Woche hat ein Motto und ein Ergebnis.
| Woche | Motto | Was die neue Person tut | Ergebnis am Freitag |
|---|---|---|---|
| 1 | Zuschauen | Agentur, Creator, Marken und Abläufe kennenlernen; Gespräche und Aufgaben beobachten | Sie kann den Weg einer Kooperation von der Anfrage bis zur Auszahlung erklären |
| 2 | Mitmachen | Kleine Aufgaben übernehmen, stets mit Durchsicht durch die Patin | Sie hat bei mindestens einer Kooperation Fristen eingetragen und Entwürfe geprüft |
| 3 | Selbst machen | Eigene Aufgaben bearbeiten, die Patin kontrolliert Stichproben | Sie betreut eine kleine Kooperation allein, mit Kontrolle |
| 4 | Verantworten | Aufgabenbereich übernehmen, Rückfragen bleiben möglich | Sie führt die Aufgaben ihres Bereichs und weiß, wann sie nachfragt |
Was die Begleitung kostet
Die Zahlen sind frei gewählt. Die Patin Alex Nord begleitet Lena in Woche 1 etwa 8 Stunden, in Woche 2 5 Stunden, in Woche 3 3 Stunden und in Woche 4 2 Stunden. Zusammen sind das 18 Stunden. Das Ergebnis ist eine Kollegin, die einen Bereich übernommen hat, ohne dass Fehler bei Marken landen. Planst du die Stunden nicht ein, holt sich Lena sie ungefragt, mitten im Tagesgeschäft, und beide verlieren Konzentration.
Woche 1 im Detail: Zuschauen
- Tag 1: Ankommen, Team, Zugänge, Rundgang durch die Agentur, Überblick über Creator und Marken.
- Tag 2: Den Weg einer Kooperation durchgehen: Anfrage, Angebot, Vertrag, Briefing, Content, Rechnung, Auszahlung.
- Tag 3: Bei Gesprächen mit Creatorn oder Marken zuhören, soweit es passt.
- Tag 4: Das Glossar der Agentur lesen: Begriffe wie Briefing, Freigabe, Korrekturschleife, Exklusivität.
- Tag 5: Erstes Gespräch: Was war klar, was nicht?
Zugänge und Rechte: erst lesen, dann bearbeiten
Nicht jeder braucht am ersten Tag alle Rechte. Eine einfache Staffelung:
- Woche 1: lesen. Die neue Person sieht Kooperationen, Fristen und Marken, ändert aber nichts.
- Woche 2 und 3: bearbeiten. Fristen eintragen, Entwürfe prüfen, Rückfragen an Creator stellen.
- Ab Woche 4: Beträge. Erst jetzt sieht und bearbeitet sie Honorare, Provisionen und Rechnungen, wenn ihr Bereich es verlangt.
- Später: Freigaben und Auszahlungen. Wer mahnt oder Auszahlungen ausführt, entscheidest du bewusst. Bei Auszahlungen gilt das Vier-Augen-Prinzip.
So schützt du Creator und Marken und die neue Person selbst vor Fehlern, die sie noch nicht überblickt.
Wissen aufschreiben: Einarbeitung ohne Zufall
Neue lernen nur so gut, wie es Unterlagen gibt. Diese Dinge sparen jedem Neuen und der Patin viel Zeit, wenn sie schriftlich vorliegen:
- Ablauf einer Kooperation in sechs bis acht Schritten, mit Zuständigkeit je Schritt.
- Glossar der Fachbegriffe deiner Agentur.
- Vorlagen: Angebot, Briefing, Rückfrage zum Budget, Mahnungen.
- Creator- und Markenübersicht: Ansprechpersonen, Besonderheiten, Absprachen.
- Ablageregeln: Wo liegt was, wie heißen Dateien?
Wie du Abläufe aufschreibst, steht im Ratgeber zu Prozesse dokumentieren. Die Rollen im Team erklärt der Ratgeber zu den Rollen in der Influencer-Agentur.
Aufgaben schrittweise übergeben: die Vier-Stufen-Leiter
Für jede neue Aufgabe gehst du dieselben vier Stufen:
- Zeigen: Die Patin macht es vor und erklärt.
- Gemeinsam: Beide machen es zusammen, die neue Person führt.
- Mit Durchsicht: Die neue Person macht es allein, die Patin prüft vor dem Versand.
- Allein: Die neue Person macht es allein, die Patin prüft Stichproben.
Beispiel Mahnung: Zuerst zeigt Alex, wie eine Mahnung entsteht. Dann bereiten beide eine vor. Danach bereitet Lena eine vor, Alex liest sie vor dem Versand. Zuletzt versendet Lena allein.
Wann eine Person die nächste Stufe erreicht, hängt nicht vom Kalender ab, sondern von der Sicherheit in der Aufgabe. Frage danach.
Feedbackgespräche: nach fünf und nach dreißig Tagen
Zwei feste Termine halten die Einarbeitung auf Kurs.
Nach fünf Tagen (20 Minuten):
- Wie war die Woche? Was war klar, was unklar?
- Fehlt dir etwas, um Aufgaben zu verstehen?
- Was machen wir nächste Woche?
Nach dreißig Tagen (45 Minuten):
- Was kannst du schon sicher, was noch nicht?
- Wo hat dich die Einarbeitung unterstützt, wo hat etwas gefehlt?
- Welche Aufgaben übernimmst du ab jetzt?
- Was sollen wir an der Einarbeitung ändern?
Die letzte Frage ist wertvoll: Neue sehen, was dir selbst längst entgeht. Schreibe die Antworten auf und passe den Plan für die nächste Person an.
Neue Kolleginnen bei Creatorn und Marken einführen
Auch Creator und Marken sollten wissen, wer neu ist. Stelle die neue Person früh vor, aber nicht mit allen gleichzeitig:
- Creator: persönlich, mit einer kurzen Nachricht und dem Hinweis, wofür die Person zuständig ist.
- Marken: über die Ansprechperson, die schon bekannt ist. Der Wechsel der Zuständigkeit gehört in eine kurze Mail.
- Laufende Kooperationen: Die Person übernimmt zuerst Kooperationen, die stabil laufen, nicht die schwierigste.
Checkliste für den ersten Tag
Typische Fehler bei der Einarbeitung
Die neue Person lernt nebenbei
Ohne feste Zeit bleibt die Begleitung auf der Strecke. Plane Stunden ein und trage sie in den Kalender ein.
Zu viel am ersten Tag
Wer zehn Systeme und dreißig Namen an einem Tag bekommt, behält wenig. Beschränke Tag 1 auf Ankommen und Überblick.
Rechte sind sofort vollständig
Dann kann ein Fehler an Beträgen oder Auszahlungen entstehen, bevor die Person den Ablauf versteht. Staffele die Rechte.
Niemand erklärt das Warum
Wer nur Schritte lernt, findet sich bei Ausnahmen nicht zurecht. Erkläre, wozu ein Schritt da ist, zum Beispiel warum Korrekturschleifen gezählt werden.
Die Einarbeitung endet ohne Gespräch
Nach vier Wochen entscheidet ein Gespräch, wie es weitergeht. Ohne es bleibt unklar, wo die Person steht.
Wann eine Tabelle und eine Wiki-Seite reichen
Bei kleinen Teams reichen ein Einarbeitungsplan als Tabelle, eine Seite mit Abläufen und eine Ablage mit Vorlagen. Aufwendiger wird es, wenn mehrere Personen gleichzeitig starten, Abläufe sich oft ändern und Rechte je Person gelten sollen. Dann lohnt sich ein System, in dem Rollen und Rechte hinterlegt sind und die Neue am echten Ablauf lernt.
So bildet CreatorOffice die Einarbeitung im Alltag ab
CreatorOffice ist ein Backoffice im Browser für Talent-Managements und Influencer-Agenturen. In CreatorOffice hängt alles an der Kooperation. Das hilft Neuen, den Ablauf zu verstehen:
- Alles an der Kooperation: Anfrage, Angebot, Vertrag, Briefing, Content, Rechnung und Auszahlung hängen zusammen. Neue verfolgen einen Fall von Anfang bis Ende.
- Marken mit Ansprechpersonen und Zuständigkeit: zum Beispiel für Rechnung, Vertrag, Briefing oder Freigabe, in jedem Tarif.
- Rechte je Manager: wer Beträge sieht, freigibt, mahnt und Auszahlungen ausführt, ab Tarif Team.
- Gemeinsamer Kalender: Entwurfsfristen, Posting-Termine und fällige Rechnungen.
- Chat mit Creatorn: an der Kooperation, damit Absprachen nicht im privaten Messenger liegen.
Die Abläufe und Vorlagen deiner Agentur legst du selbst fest. CreatorOffice nimmt dir das Aufschreiben nicht ab. Mehr zum Zusammenspiel zeigen die Seiten Influencer-Kooperationen verwalten und Software für Influencer-Agenturen. Welche Funktion in welchem Tarif steckt, steht bei den Tarifen.
Häufige Fragen
Wie lange dauert die Einarbeitung im Talent-Management?
Vier Wochen reichen für den ersten Aufgabenbereich, bei komplexen Rollen dauert es länger. Wichtig ist, dass jede Woche ein Ziel hat und feste Gespräche nach fünf und nach dreißig Tagen stattfinden.
Was gehört in einen Einarbeitungsplan?
Wochenmotto, Aufgaben, Ergebnisse, Ansprechperson, Zugänge und Rechte sowie Termine für Feedback. Ein einfacher Plan als Tabelle genügt.
Welche Zugänge brauchen neue Mitarbeitende zuerst?
Zunächst lesende Zugänge zu Kooperationen, Fristen und Marken. Beträge, Rechnungen und Auszahlungen kommen später und nur, wenn die Rolle sie verlangt.
Wer sollte neue Mitarbeitende einarbeiten?
Eine feste Patin oder ein fester Pate mit Erfahrung im Tagesgeschäft und eingeplanter Zeit. Weitere Kolleginnen unterstützen bei einzelnen Themen.
Wie erkläre ich neuen Kolleginnen den Ablauf einer Kooperation?
Mit einem abgeschlossenen Beispielfall von der Anfrage bis zur Auszahlung. Dazu ein kurzes Dokument mit den Schritten und der Zuständigkeit je Schritt.
Kann eine Software die Einarbeitung unterstützen?
Sie hilft, den Ablauf nachzuvollziehen, weil alles an der Kooperation hängt, und Rechte je Person zu vergeben. Das Einarbeitungskonzept entwickelst du selbst.
CreatorOffice kostenlos testen
Wenn du eine neue Person einarbeiten willst, lege einen Beispielfall in CreatorOffice an und lass sie den Weg einer Kooperation nachgehen. Teste CreatorOffice 14 Tage kostenlos im Tarif deiner Wahl.
