Wer ein neues Talent aufnehmen will, muss in den ersten 30 Tagen drei Dinge klären: wer wofür zuständig ist, welche Daten und Absprachen es gibt und wie die erste gemeinsame Kooperation aussieht. Der Rest folgt daraus. Was du in dieser Zeit versäumst, holst du später nur mit Mühe nach.
Die meisten Probleme mit neuen Creatorn entstehen nicht im Streit. Sie entstehen durch Lücken: Die Bankdaten fehlen, ein laufender Deal ist unbekannt, niemand hat gesagt, wie schnell geantwortet wird. Hier bekommst du einen Ablauf in vier Etappen, eine Nachricht zum Kopieren und eine Checkliste.
Vor Tag 1: das Gespräch nach der Zusage
Die Zusage ist da, der Vertrag noch nicht. Nutze diesen Moment für ein Gespräch von 45 Minuten. Ein Fragenkatalog hilft, damit nichts untergeht:
- Ziele: Was will die Creatorin in einem Jahr erreicht haben? Mehr Reichweite, höhere Preise, andere Marken?
- Grenzen: Welche Marken oder Themen kommen nicht in Frage? Welche Formate macht sie ungern?
- Kapazität: Wie viele Beiträge schafft sie im Monat neben ihrem sonstigen Alltag?
- Laufende Deals: Welche Zusagen gibt es schon? Mit wem, bis wann, mit welchen Fristen?
- Exklusivitäten: Gibt es Bindungen an Marken oder Kategorien, die neue Anfragen ausschließen?
- Erreichbarkeit: Über welchen Weg erreichst du sie wie schnell? Wer vertritt sie, wenn sie im Urlaub ist?
Schreibe die Antworten sofort auf. Sie sind die Grundlage für alles Weitere. Den Vertrag selbst klärst du mit deiner Kanzlei.
Woche 1: Daten, Zugänge und Provision
In der ersten Woche legst du die Grundlagen an, damit die erste Rechnung und die erste Auszahlung nicht an fehlenden Angaben scheitern.
- Stammdaten vollständig anlegen: Name, Anschrift, Land, E-Mail, Plattformen mit Namen der Profile.
- Auszahlungsweg festhalten: SEPA, Auslandsüberweisung, PayPal oder Wise, dazu die nötigen Daten. Lass die Creatorin ihre Bankdaten selbst eintragen, statt sie per Chat zu schicken.
- Provisionssatz festlegen: Entscheide, ob der Standard der Agentur gilt oder ein eigener Satz für diese Creatorin. Der Satz wird beim Anlegen der Kooperation festgeschrieben. Lege ihn also vorher fest, nicht danach.
- Zugang zum Portal einrichten: Schicke die Einladung und prüfe, ob sich die Creatorin einloggen kann. Zeige ihr, wo sie Briefings, Fristen und ihren Anteil findet.
- Media-Kit-Grundlagen sammeln: Kurzprofil, Themen, aktuelle Kennzahlen mit Datum. Eine Seite genügt als Start.
Woche 2: laufende Kooperationen übernehmen
Fast jedes Talent bringt Deals mit. Bevor du neue Kooperationen planst, brauchst du ein vollständiges Bild des Bestands. Lege dafür eine Liste an:
| Marke | Leistung | Frist | Rechnung | Besonderheit |
|---|---|---|---|---|
| Kalmira | 2 Videos | 30.11. | noch nicht gestellt | Exklusivität in der Kategorie bis 31.12. |
| Avorae | 1 Story-Serie | 12.10. | gestellt, offen | Nutzung 3 Monate |
Die Namen sind erfunden. Trage für jeden Deal ein, wer die Rechnung stellt, wer das Honorar bekommt und was noch fehlt. Klärt mit deiner Kanzlei, ob und wie die Agentur an Deals beteiligt ist, die vor der Aufnahme begonnen haben. Das gehört in die Vereinbarung, nicht in eine Nebenabsprache.
Prüfe außerdem, ob ein laufender Deal mit einem Wunsch kollidiert, den die Marke an die Agentur richtet. Eine laufende Exklusivität kann ein späteres Angebot ausschließen. Besser, du weißt es jetzt als nach dem Pitch.
Woche 3 und 4: die erste Kooperation planen
Die erste Kooperation prägt das Bild vom Zusammenspiel. Wähle sie so, dass wenig schiefgehen kann:
- Klein und klar: ein Video oder eine kurze Serie, ein überschaubarer Zeitraum.
- Bekannte Marke: wenn möglich eine, die die Creatorin schon kennt.
- Genug Vorlauf: plane mehr Zeit ein als sonst. Zwei Wochen mehr Puffer kosten nichts.
- Alles schriftlich: Leistungen, Fristen, Korrekturschleifen und Honorar stehen vorher fest.
Trage die Fristen der ersten Kooperation in einen gemeinsamen Kalender ein, damit die Creatorin und dein Team dieselben Termine sehen. Mit der ersten Rechnung und der ersten Auszahlung schließt sich der Kreis. Wie der Weg von der Anfrage bis zum Geld im Ganzen aussieht, steht im Ratgeber Influencer-Management: der Ablauf von der Anfrage bis zur Auszahlung.
Willkommensnachricht: eine Vorlage
Schicke sie am Tag der Zusage, nicht erst nach dem Vertrag:
Hallo Ava, schön, dass du dabei bist. Hier ist dein Fahrplan für die ersten 30 Tage. Diese Woche: Ich schicke dir die Einladung zu unserem Portal, dort trägst du deine Daten ein. Nächste Woche: Wir gehen deine laufenden Kooperationen durch. In Woche 3 planen wir eure erste gemeinsame Kooperation. Ich bin für dich werktags bis 18 Uhr erreichbar und antworte spätestens am nächsten Arbeitstag. Wenn ich im Urlaub bin, übernimmt Jule. Beste Grüße, Alex, Studio Nordlicht
Die Nachricht ist kurz, nennt Termine und sagt, wer vertritt. Mehr braucht ein Talent am Anfang nicht.
Das Gespräch nach 30 Tagen
Nach vier Wochen lohnt ein Rückblick von einer halben Stunde. Sechs Fragen genügen:
- Was hat gut funktioniert, was war unklar?
- Wurde alles pünktlich geantwortet?
- Stimmen die Daten, die Bankverbindung und die Fristen im System?
- Wie ist die Kapazität für die nächsten drei Monate?
- Welche Marken oder Formate sind als Nächstes interessant?
- Was soll das Team anders machen?
Halte die Antworten fest und trage Änderungen sofort ein. Wer nur zuhört, ohne zu handeln, verliert das Vertrauen nach dem zweiten Gespräch.
Neues Talent aufnehmen: die Checkliste für 30 Tage
Vor Tag 1
Woche 1
Woche 2
Woche 3 und 4
Typische Fehler beim Start und wie du sie vermeidest
Der Vertrag ist da, aber die Absprachen fehlen
Im Vertrag steht nicht, wie schnell du antwortest oder wie ihr Feedback gebt. Schreibe diese Absprachen in die Willkommensnachricht und bitte um ein kurzes Okay.
Bankdaten kommen per Chat
Eine Kontonummer in einer Nachricht kann falsch sein oder gefälscht. Lass Creator ihre Daten selbst im Portal eintragen. Kommt eine Änderung per Nachricht, frage über einen zweiten Weg nach, etwa per Anruf.
Der Bestand bleibt unbekannt
Du erfährst im dritten Monat von einer Exklusivität, die ein Angebot blockiert. Frage in Woche 1 nach allen Zusagen und lege die Liste an.
Die erste Kooperation ist zu groß
Ein dreimonatiger Deal mit fünf Beiträgen als Start kann in der Mitte kippen. Beginne klein und baue auf.
Das Talent sieht nicht, was passiert
Wer keine Fristen, Rechnungen und Anteile sieht, fragt nach. Gib Einblick, soweit du ihn gewähren willst. Was Creator sehen sollten, beschreibt der Ratgeber zum Creator-Portal.
Wann eine Tabelle reicht und wann nicht
Mit drei oder vier Creatorn trägst du Stammdaten, Deals und Fristen in einer Tabelle. Das geht gut, solange eine Person alle Creator kennt. Es wird eng, wenn mehrere Manager Creator betreuen, wenn Bankdaten in Nachrichten statt in einem geschützten Bereich landen oder wenn niemand mehr sagen kann, welche Rechnung zu welchem Deal gehört. Dann lohnt ein gemeinsames System.
So bildet CreatorOffice den Start eines neuen Creators ab
CreatorOffice ist ein Backoffice im Browser für Talent-Managements und Influencer-Agenturen. In CreatorOffice hängt alles an der Kooperation: Was du einmal einträgst, übernimmt der nächste Schritt, vom Angebot bis zur Auszahlung. Für die ersten 30 Tage sind diese Funktionen belegt:
- Umstieg und Bestand: Creator und Marken importierst du als CSV-Datei. Laufende Kooperationen und offene Rechnungen übernimmst du über „Bestand übernehmen“, in jedem Tarif.
- Provision: Den Satz legst du je Kooperation, je Creator oder als Standard der Agentur fest. Er wird beim Anlegen der Kooperation festgeschrieben.
- Creator-Portal: Der Zugang läuft per Einladung. Creator sehen ihre Deals, Briefings, Fristen, Verträge, Rechnungen und ihren Anteil und pflegen Anschrift und Bankverbindung selbst. Ändert ein Creator seine Bankverbindung, bekommt dein Team eine Aufgabe und der Creator eine Mail.
- Was Creator sehen: Das legst du für alle deine Creator fest, in drei Stufen. Ihren eigenen Anteil sehen sie immer. Interne Notizen und Daten anderer Creator sehen sie nie.
- Verträge: Du erstellst sie aus deiner eigenen Vorlage. Marke und Creator unterschreiben per Link, als einfache elektronische Signatur mit Beweiskette.
- Kalender: Entwurfsfristen, Posting-Termine und fällige Rechnungen stehen in einem gemeinsamen Kalender für Team und Creator.
Wie Auszahlungen und Provisionen im Einzelnen laufen, steht auf der Seite Provisionen und Auszahlungen an Creator. Was in welchem Tarif steckt, zeigen die Tarife. Was CreatorOffice dir nicht abnimmt: das Gespräch, deine Absprachen und die Vertragsfragen.
Häufige Fragen
Wie nehme ich ein neues Talent auf?
Führe nach der Zusage ein strukturiertes Gespräch, lege Stammdaten, Auszahlungsweg und Provisionssatz fest, hole laufende Kooperationen in dein System und plane eine kleine erste Kooperation. Die Checkliste oben zeigt die Reihenfolge.
Was gehört in die Checkliste für einen neuen Creator?
Gespräch mit Zielen, Grenzen und Kapazität, vollständige Stammdaten, Auszahlungsweg, Provisionssatz, Zugang zum Portal, Liste der laufenden Deals und Exklusivitäten, erste Kooperation mit Fristen und ein Gespräch nach 30 Tagen.
Welche Daten brauche ich von einem neuen Creator?
Name, Anschrift, Land, E-Mail, Profile der Plattformen, Auszahlungsweg mit Bankdaten, Kurzprofil und Kennzahlen mit Datum sowie alle laufenden Kooperationen. Steuerliche Angaben klärst du mit deiner Steuerberatung.
Wann ist der richtige Zeitpunkt für die erste Kooperation?
Nach den Grundlagen: Daten, Zugang, Bestand. Meist ab Woche 3. Wähle etwas Kleines mit viel Vorlauf, damit ihr euch einspielen könnt.
Muss ich laufende Deals des Creators übernehmen?
Du musst sie kennen, damit Fristen und Exklusivitäten nicht kollidieren. Ob und wie die Agentur an ihnen beteiligt ist, klärst du mit der Creatorin und deiner Kanzlei.
Wie hilft CreatorOffice beim Start mit einem neuen Creator?
Du importierst Creator und Marken, übernimmst laufende Kooperationen und offene Rechnungen über „Bestand übernehmen“ und lädst Creator ins Portal ein. Dort pflegen sie Anschrift und Bankverbindung selbst.
CreatorOffice kostenlos testen
Lege einen neuen Creator in CreatorOffice an und gehe die Checkliste damit durch. Teste CreatorOffice 14 Tage kostenlos im Tarif deiner Wahl.
