Eine UGC-Auftragsbestätigung ist eine kurze Nachricht, mit der du nach der Zusage alle Absprachen zusammenfasst und dir von der Marke bestätigen lässt. Sie ist kein Vertrag und kein neues Angebot. Sie sorgt dafür, dass beide Seiten dasselbe meinen, bevor du das Produkt auspackst und drehst.
Du siehst hier, wann sich nach dem Angebot noch etwas ändert, welche neun Angaben in die Bestätigung gehören und wie du sie als E-Mail mit Tabelle aufbaust. Dazu kommt eine Vorlage zum Anpassen und eine Anleitung für den Fall, dass die Marke einen eigenen Vertrag schickt.
Warum du nach der Zusage noch einmal schreibst
Zwischen Angebot und Zusage liegt oft ein Gespräch. Vielleicht hat die Marke einen Hook gestrichen, den Termin verschoben oder die Nutzung verlängert. Jede dieser Änderungen wirkt auf Aufwand und Preis. Wenn sie nur im Telefonat oder in drei Nachrichten steckt, erinnern sich beide später verschieden.
Ein Beispiel. Mara Linden schickt der Marke Kalmira ein Angebot für Teesets. Nach einem Telefonat sagt die Marke zu, will aber einen Hook weniger und mehr Zeit bei der Lieferung. Mara fasst zusammen:
| Punkt | Angebot vom 6. Oktober | Bestätigt nach dem Gespräch |
|---|---|---|
| Videos | 1 | 1 |
| Hook-Versionen | 3 | 2 |
| Korrekturschleifen | 2 | 2 |
| Nutzung | 30 Tage, Kanäle und Anzeigen | gleich |
| Lieferzeit | 7 Werktage | 10 Werktage |
| Preis | 540 € | 486 € |
Die Rechnung dahinter (frei gewählte Zahlen, keine Marktpreise, ohne Steuern): Ein Hook weniger spart Mara 1 Stunde Arbeit, bei 45 € je Stunde also 45 €. Dazu fällt der Nutzungsaufschlag von 20 % auf diese Stunde weg, das sind 9 €. 45 € + 9 € = 54 €, und 540 € − 54 € = 486 €. Die längere Lieferzeit ändert den Preis nicht.
Ohne Bestätigung stünde im Zweifel noch „3 Hooks, 540 €“ im Angebot, und niemand wüsste, welche Zahl gilt.
Was in die UGC-Auftragsbestätigung gehört: neun Angaben
Diese Angaben sollte jede Bestätigung enthalten. Die Beispiele stammen aus Maras Auftrag für Kalmira.
| Nr. | Angabe | Beispiel |
|---|---|---|
| 1 | Leistungen | 1 Video, bis 30 Sekunden, Hochformat |
| 2 | Hooks und Varianten | 2 Hook-Versionen, keine weitere Variante |
| 3 | Nicht enthalten | Fotos, Rohmaterial, Eilauftrag |
| 4 | Nutzungsumfang | 30 Tage auf den Kanälen der Marke und in Anzeigen |
| 5 | Lieferzeit | 10 Werktage nach Briefing und Eingang des Produkts |
| 6 | Korrekturrunden | 2 Runden mit gebündeltem Feedback |
| 7 | Preis | 486 € |
| 8 | Zahlung | Rechnung nach Freigabe, Zahlungsziel 14 Tage |
| 9 | Ansprechperson | Name und E-Mail für Briefing, Freigabe und Rechnung |
Der Nutzungsumfang (Dauer, Kanäle, Anzeigen) ist ein Teil deines Angebots und gehört deshalb in die Bestätigung. Was dazu in Verträgen steht, klärst du mit einer Kanzlei.
Die Angabe 3 wird oft vergessen. Wenn du aufschreibst, was nicht enthalten ist, vermeidest du die meisten Streitfälle. Wie das Angebot dazu aufgebaut ist, zeigt der Ratgeber UGC-Angebot schreiben.
Aufbau: kurze E-Mail mit Tabelle und Bitte um Bestätigung
Die Bestätigung braucht keine zwei Seiten. Eine E-Mail mit klarer Reihenfolge genügt:
- Betreff mit Auftragsname: „Bestätigung UGC-Auftrag Teeset, Kalmira“.
- Ein Satz zum Dank und zum Anlass: „Danke für die Zusage, hier die Eckdaten zum Auftrag.“
- Tabelle mit den neun Angaben. Eine Tabelle liest sich schneller als ein Absatz.
- Änderungen zum Angebot in einem eigenen Satz, damit sie nicht untergehen.
- Bitte um Bestätigung mit einer Frist, zum Beispiel zwei Werktage.
Schreib die Bestätigung als Text in die E-Mail, nicht als Anhang. Wer eine Tabelle in der Nachricht sieht, antwortet schneller als jemand, der erst eine Datei öffnen muss.
Vorlage: UGC-Auftragsbestätigung zum Anpassen
Betreff: Bestätigung UGC-Auftrag [Produkt], [Marke]
Hallo [Name],
danke für die Zusage! Damit wir beide dasselbe meinen, fasse ich unsere Absprachen zusammen:
- Leistung: [Anzahl] Video(s), bis [Länge], für [Plattform] - Hook-Versionen und Varianten: [Anzahl und Art] - Nicht enthalten: [z. B. Fotos, Rohmaterial, Eilauftrag] - Nutzung: [Dauer] auf [Kanälen], [mit oder ohne Anzeigen] - Lieferung: [Zahl] Werktage nach Briefing und Eingang des Produkts, voraussichtlich bis [Datum] - Korrekturen: [Zahl] Runden mit gebündeltem Feedback - Preis: [Betrag] - Zahlung: Rechnung nach Freigabe, Zahlungsziel [Tage] - Ansprechperson für Briefing, Freigabe und Rechnung: [Name, E-Mail]
Geändert gegenüber meinem Angebot vom [Datum]: [Änderung in einem Satz].
Bitte bestätigt kurz mit „Bestätigt“ bis [Datum]. Dann schicke ich euch den Terminplan für Skript und Dreh.
Viele Grüße Mara Linden
Wenn die Marke einen eigenen Vertrag schickt
Manche Marken legen nach der Zusage ein eigenes Dokument vor. Dann ersetzt es deine Bestätigung nicht automatisch. Gleich ab, bevor du unterschreibst, ob dort dasselbe steht wie in deinem Angebot:
Findest du Abweichungen, schreib sie als Fragen auf, nicht als Vorwürfe:
Hallo [Name], danke für den Vertrag. Beim Abgleich mit meinem Angebot sind mir zwei Punkte aufgefallen: Im Vertrag steht eine Nutzung von [Dauer], im Angebot [Dauer]. Außerdem fehlt die Zahl der Korrekturrunden. Könnt ihr bestätigen, welche Fassung gelten soll?
Ob du einen Vertrag unterschreibst und was einzelne Formulierungen bedeuten, klärst du mit einer Kanzlei.
Wann du die Bestätigung schickst und was du bei Schweigen tust
Am besten schickst du sie direkt nach der Zusage, noch am selben oder am nächsten Tag. Dann sind die Absprachen frisch, und du hast die Antwort, bevor das Produkt unterwegs ist.
| Situation | Was du tust |
|---|---|
| Die Zusage kommt per Telefon | Bestätigung am selben Tag schicken |
| Die Zusage kommt per Nachricht | kurze Bestätigung mit Tabelle, auch wenn alles gleich bleibt |
| Keine Antwort nach zwei Werktagen | freundlich erinnern, kein Produktversand, kein Dreh |
| Die Marke ändert nach der Bestätigung etwas | neue Bestätigung mit „Geändert gegenüber …“ |
Die Erinnerung kann so klingen: „Hallo [Name], ich wollte kurz nachhaken: Hast du die Bestätigung gesehen? Sobald ich dein ‚Bestätigt‘ habe, plane ich den Dreh fest ein.“
Mit Management: Verträge und Umfang im Creator-Portal
Arbeitest du mit einem Management oder einer Agentur, die CreatorOffice nutzt, schreibt oft sie die Bestätigung und den Vertrag. Du siehst im Creator-Portal am Handy:
- Verträge: Liste mit Stand, „Bitte unterschreiben“ oder „Vollständig unterschrieben“. Die Unterschrift gibst du per Link, auch am Handy.
- Deal im Detail: Umfang, Plattform, Nutzungsdauer und Termin der Content-Abgabe.
- Kalender: Fristen und Termine, auf Wunsch mit Erinnerung am Vortag per Mail.
- Chat: Rückfragen an der Kooperation, die Antworten stehen im Verlauf.
Den Zugang bekommst du per Einladung deines Managements. Wie das Portal aussieht, zeigt die Seite Für Creator. Wie Agenturen Kooperationen mit Verträgen, Fristen und Freigaben verwalten, zeigt die Seite Influencer-Kooperationen verwalten. Und wenn die Marke mit dem Preis noch hadert, hilft der Ratgeber UGC-Preis verhandeln.
Häufige Fragen
Brauche ich eine Auftragsbestätigung, wenn es schon ein Angebot gibt?
Ja, wenn sich seit dem Angebot etwas geändert hat, und auch sonst als kurze Sicherheit. Die Bestätigung fasst die endgültigen Absprachen zusammen. Dann gilt eine Fassung, nicht mehrere verstreute Nachrichten.
Was gehört in eine UGC-Auftragsbestätigung?
Leistungen, Hook-Versionen und Varianten, was nicht enthalten ist, Nutzungsumfang, Lieferzeit, Korrekturrunden, Preis, Zahlung und Ansprechperson. Dazu ein Satz zu den Änderungen gegenüber dem Angebot und die Bitte um Bestätigung.
Muss die Marke die Bestätigung unterschreiben?
Nein, eine Antwort per E-Mail genügt, um Absprachen nachvollziehbar festzuhalten. Ob etwas im rechtlichen Sinn bindet, klärst du mit einer Kanzlei. Mit einem klaren „Bestätigt“ hast du die Absprache nachvollziehbar in der Hand.
Was mache ich, wenn die Marke nicht antwortet?
Erinnere nach zwei Werktagen freundlich. Schick bis zur Antwort das Produkt nicht ab und plan keinen Dreh fest ein.
Was tue ich, wenn die Marke einen eigenen Vertrag schickt?
Gleiche ihn Punkt für Punkt mit deinem Angebot ab: Leistungen, Nutzung, Lieferzeit, Korrekturen, Preis, Zahlung. Frag bei Abweichungen nach, bevor du unterschreibst. Zur Bedeutung einzelner Formulierungen fragst du eine Kanzlei.
CreatorOffice für Creator
Wenn dein Management CreatorOffice nutzt, stehen Verträge, Umfang und Fristen deiner Deals im Creator-Portal am Handy, mit klarem Stand. Dann musst du nicht mehr in verstreuten Nachrichten nach den Absprachen suchen.
