Prozesse in der Agentur dokumentieren heißt, wiederkehrende Abläufe so aufzuschreiben, dass eine Kollegin sie ohne Rückfrage ausführen kann. Ein Prozess hat einen Auslöser, Schritte, eine verantwortliche Person und ein Ergebnis. Mehr als eine Seite braucht er selten.
Die meisten Agenturen wissen, wie sie arbeiten, aber nur im Kopf. Fällt jemand aus oder kommt jemand Neues dazu, fehlt das Wissen. Dieser Ratgeber zeigt, welche Abläufe du zuerst aufschreibst, wie eine Arbeitsanweisung auf einer Seite aussieht und wie du sie lebendig hältst. Mit Vorlage, Beispiel und Rechenbeispiel zur Reihenfolge.
Warum du Prozesse in der Agentur dokumentieren solltest
Abläufe festhalten hilft in vier Situationen:
- Urlaub und Krankheit: Die Vertretung findet die Schritte, ohne anzurufen.
- Neue Mitarbeitende: Sie lernen nach Anleitung, nicht nach Zuruf.
- Fehler: Du erkennst, welcher Schritt fehlt, statt Schuldige zu suchen.
- Wachstum: Wer neue Aufgaben abgeben will, muss sie beschreiben können.
Ein Dokument ersetzt kein Gespräch. Es sorgt dafür, dass das Gespräch nicht jedes Mal von vorn beginnt. Wie die Rollen im Team verteilt sind, zeigt der Ratgeber zu den Rollen in der Influencer-Agentur. Den Gesamtablauf von der Anfrage bis zur Auszahlung findest du im Ratgeber Influencer-Management: der Ablauf von der Anfrage bis zur Auszahlung.
Welche Prozesse zuerst? Ein Punktesystem mit Rechenbeispiel
Du musst nicht alles aufschreiben. Beginne mit den Abläufen, die oft vorkommen und bei Fehlern viel kosten. Vergib für jeden Prozess zwei Zahlen von 1 bis 5 und multipliziere sie:
- Häufigkeit: 1 = selten, 5 = mehrmals pro Woche
- Folgen bei Fehlern: 1 = harmlos, 5 = Geld oder Vertrauen sind betroffen
Ein Beispiel für Studio Nordlicht, frei gewählt:
| Prozess | Häufigkeit | Folgen | Punkte |
|---|---|---|---|
| Rechnung an die Marke stellen | 5 | 4 | 20 |
| Auszahlung an Creator vorbereiten | 3 | 5 | 15 |
| Anfrage einer Marke prüfen | 5 | 3 | 15 |
| Neues Talent aufnehmen | 2 | 3 | 6 |
| Kooperation abschließen | 2 | 2 | 4 |
Die Reihenfolge ergibt sich aus den Punkten. Bei Gleichstand, hier 15 Punkte, gewinnen die höheren Folgen. Zuerst kommt also die Rechnung, dann die Auszahlung, dann die Anfrage. Die beiden Letzten haben Zeit. Schreibe pro Woche einen Prozess auf. In einem Quartal hast du das Wichtigste.
Wissen aus den Köpfen holen: das 30-Minuten-Interview
Den Anfang machst du nicht allein am Schreibtisch. Setze dich mit der Person zusammen, die den Ablauf täglich ausführt, und lass sie ihn einmal vorführen. Du fragst nur und schreibst mit:
- Was löst den Ablauf aus?
- Was machst du als Erstes, was als Zweites?
- Wo schaust du nach, wo fragst du jemanden?
- Was geht regelmäßig schief?
- Woran merkst du, dass du fertig bist?
Aus den Notizen entsteht der erste Entwurf. Die Person liest ihn gegen und ergänzt, was fehlt. Der Aufwand liegt bei etwa einer halben Stunde Gespräch und einer halben Stunde Schreiben. Das ist wenig im Vergleich zu dem, was ein einziger Fehler bei Rechnung oder Auszahlung kostet. Die Dauer ist ein Anhaltspunkt aus der Praxis, kein Messwert.
Die Arbeitsanweisung auf einer Seite: die Vorlage
Jeder Prozess bekommt dieselbe Form. Das macht das Lesen leicht. Die sechs Felder:
- Zweck: Wofür gibt es den Ablauf? Ein Satz.
- Auslöser: Wann beginnt er? Zum Beispiel „Die Marke hat den Beitrag freigegeben“.
- Zuständig und Vertretung: Wer führt aus, wer vertritt?
- Schritte: höchstens zehn, jeder mit einem Verb am Anfang.
- Ergebnis und Kontrolle: Woran erkennst du, dass es fertig ist? Wer prüft?
- Stand: Datum der letzten Prüfung und Name.
Mehr braucht es nicht. Wer mehr hinzufügt, etwa eine Einleitung, eine Geschichte des Prozesses oder lange Erklärungen, riskiert, dass niemand das Dokument liest.
Beispiel: Rechnung an die Marke stellen
So sieht eine ausgefüllte Anweisung aus. Der Ablauf ist frei erfunden und zeigt nur die Form:
Zweck: Jede abgenommene Leistung wird zeitnah in Rechnung gestellt. Auslöser: Die Marke hat den Beitrag freigegeben. Zuständig: Office. Vertretung: Alex Nord.
Schritte:
- Kooperation und Monat öffnen und die vereinbarten Leistungen prüfen.
- Ansprechperson der Marke für Rechnungen nachsehen.
- Zahlungsziel aus der Vereinbarung übernehmen.
- Rechnung erzeugen und von einer zweiten Person gegenlesen lassen.
- Rechnung verschicken und den Stand auf „versendet“ setzen.
- Fälligkeit im Kalender prüfen.
Ergebnis: Rechnung ist versendet, Fälligkeit steht im Kalender. Kontrolle: Wöchentlich zählt das Office, wie viele freigegebene Beiträge noch keine Rechnung haben. Der Wert soll null sein. Stand: 06.10., Alex Nord.
Was auf einer Rechnung stehen muss und wie Steuern ausgewiesen werden, klärst du mit deiner Steuerberatung und gehört nicht in diese Anweisung.
So schreibst du Abläufe auf, die jemand benutzt
Fünf Regeln helfen, damit die Anweisung gelesen wird:
- Kurze Sätze mit Verb: „Öffne die Kooperation“ statt „Die Kooperation sollte geöffnet werden“.
- Dein eigenes Vokabular: Benutze die Wörter, die dein Team sagt, nicht die eines Lehrbuchs.
- Eine Aufgabe pro Schritt: Wenn ein Schritt „und“ enthält, teile ihn.
- Screenshots an kritischen Stellen: Ein Bild ersetzt drei Sätze, wenn jemand im System sucht. Prüfe sie nach jeder Änderung.
- Ausnahmen getrennt: Der Normalfall steht in den Schritten. Sonderfälle kommen darunter.
Ausnahmen und Entscheidungsregeln
Echte Abläufe haben Verzweigungen. Schreibe sie als „Wenn …, dann …“ auf, nicht in den Text der Schritte:
- Wenn die Marke keine Ansprechperson für Rechnungen hat, frage beim Auftraggeber nach und trage sie ein.
- Wenn ein Beitrag mehrere Monate abdeckt, rechne jeden Monat getrennt ab.
- Wenn die Marke nach 30 Tagen nicht gezahlt hat, starte die Mahnstufen laut Mahnleiter.
Ein bis fünf solche Regeln je Prozess genügen. Gibt es mehr, ist der Prozess zu groß. Teile ihn.
Wo die Dokumente liegen und wer sie pflegt
Selbst ein gutes Dokument nützt nichts, wenn niemand es findet. Lege fest:
- Ein Ort: ein gemeinsamer Ordner oder Bereich, den alle kennen. Nicht drei.
- Ein Namensschema: zum Beispiel „Prozess – Rechnung an Marke“.
- Ein Verantwortlicher je Dokument: Er pflegt es und beantwortet Fragen.
- Ein Prüftermin: einmal pro Quartal. Notiere das Datum im Feld „Stand“.
- Eine Änderungsregel: Wer einen Fehler findet, meldet ihn dem Verantwortlichen oder korrigiert selbst und vermerkt die Änderung.
Checkliste für den ersten Monat:
Vorlagen im Team: Texte, Checklisten und Mahnstufen
Neben Abläufen helfen Vorlagen. Sammle die Texte, die sich oft wiederholen: Antwort auf eine Anfrage, Absage, Erinnerung an eine Zahlung, Begrüßung eines neuen Creators. Sie sparen Zeit und sorgen für einen einheitlichen Ton. Jede Vorlage bekommt einen Namen und einen Anlass. Alle im Team nutzen dieselbe Fassung. Verbesserungen gehen an den Verantwortlichen, damit nicht fünf Versionen entstehen.
Typische Fehler beim Dokumentieren
Ein Handbuch statt Anweisungen
Hundert Seiten liest niemand. Sechs Felder je Prozess, eine Seite je Anweisung.
Niemand pflegt die Dokumente
Nach einem halben Jahr stimmen sie nicht mehr. Nenne eine verantwortliche Person und einen Prüftermin.
Die Anweisung beschreibt den Idealfall
Dann scheitert sie beim ersten Sonderfall. Sammle die häufigsten Ausnahmen und schreibe sie getrennt auf.
Nur die Chefin kennt sie
Wissen ist nicht verteilt, wenn nur eine Person weiß, wo die Dokumente liegen. Zeige jeder neuen Person den Ort am ersten Tag.
Alles auf einmal
Wer zwanzig Prozesse in einer Woche aufschreibt, schreibt sie schlecht. Ein Prozess pro Woche, getestet, ist besser als zwanzig halbe.
So bildet CreatorOffice Abläufe ab
CreatorOffice ist ein Backoffice im Browser für Talent-Managements und Influencer-Agenturen. In CreatorOffice hängt alles an der Kooperation: Was du einmal einträgst, übernimmt der nächste Schritt. CreatorOffice ist kein Handbuch. Es nimmt dir aber Schritte ab, die du sonst aufschreiben und von Hand ausführen müsstest. Belegt sind diese Funktionen:
- Rechnung aus Kooperation und Monat: Der Rest ist vorbelegt. In jedem Tarif.
- Mahnwesen: CreatorOffice erkennt Fälligkeiten und bereitet die nächste Mahnung fertig vor, Versand per Klick. Texte, Fristen, Gebühren und Zinsen der Mahnleiter legt deine Agentur selbst fest.
- Verträge aus der eigenen Vorlage: Der Vertragsbaukasten erzeugt den Vertrag, Marke und Creator unterschreiben per Link.
- Provisionssätze: je Kooperation, je Creator oder als Standard der Agentur, beim Anlegen der Kooperation festgeschrieben.
- Kalender: Fristen für Team und Creator, auf Wunsch mit Erinnerung am Vortag.
- Rechte je Manager: wer Beträge sieht, freigibt, mahnt und Auszahlungen ausführt. Ab Tarif Team.
Deine Arbeitsanweisungen schreibst du weiterhin selbst. Sie beschreiben dann, wie ihr CreatorOffice benutzt, und werden kürzer. Mehr zum Zusammenspiel findest du auf der Seite Influencer-Kooperationen verwalten, die Tarife siehst du bei den Tarifen.
Häufige Fragen
Wie dokumentiere ich Prozesse in einer kleinen Agentur?
Wähle die drei wichtigsten Abläufe, schreibe jeden auf eine Seite mit Zweck, Auslöser, Zuständigen, Schritten, Ergebnis und Stand und lass ihn von einer zweiten Person testen. Danach pflegst du sie einmal im Quartal.
Was gehört in eine Arbeitsanweisung?
Zweck, Auslöser, Zuständige und Vertretung, höchstens zehn Schritte mit Verb, Ergebnis und Kontrolle sowie Stand. Ausnahmen schreibst du getrennt als „Wenn …, dann …“ dazu.
Welche Prozesse sollte ich zuerst festhalten?
Die, die oft vorkommen und bei Fehlern teuer werden. Vergib für Häufigkeit und Folgen je 1 bis 5 Punkte und multipliziere. In vielen Agenturen sind das Rechnungen, Auszahlungen und Anfragen.
Wo speichere ich die Dokumente?
An einem einzigen gemeinsamen Ort, den alle kennen. Ein klares Namensschema und eine verantwortliche Person je Dokument sind wichtiger als das Werkzeug.
Wie oft muss ich Anweisungen aktualisieren?
Prüfe jede Anweisung einmal im Quartal und bei jeder Änderung im Ablauf. Das Datum der letzten Prüfung steht im Feld „Stand“.
Ersetzt CreatorOffice meine Prozessdokumentation?
Nein. CreatorOffice führt viele Schritte aus oder bereitet sie vor, etwa Rechnung, Mahnung und Vertrag. Deine Arbeitsanweisungen halten fest, wie dein Team das nutzt und wer wofür zuständig ist.
CreatorOffice kostenlos testen
Wenn du Abläufe aufschreibst, lohnt sich ein System, das einen Teil davon übernimmt. Teste CreatorOffice 14 Tage kostenlos im Tarif deiner Wahl.
