Der Zeitplan für eine Influencer-Kampagne entsteht rückwärts: Du startest beim Posting-Termin und rechnest zurück, wie viel Zeit Freigabe, Korrekturen, Entwurf und Briefing brauchen. Was dabei herauskommt, ist ein Datum für jeden Schritt, eine Person dahinter und ein Puffer vor dem Termin, der nicht verhandelbar ist.
Wer vorwärts plant („Wir fangen an und schauen, wann es fertig ist“), landet bei knappen Freigaben und Posting-Terminen, die rutschen. Hier planst du eine Kampagne mit Beispieldaten durch, siehst, wo Zeit verloren geht, und bekommst eine Checkliste für die Vorbereitung.
Influencer-Kampagne planen: rückwärts vom Posting-Termin
Ein Posting-Termin ist meist der einzige feste Punkt. Er hängt an einem Anlass, etwa einer Produkteinführung, oder an einer Absprache mit der Marke. Alles davor musst du dazu passend legen. So gehst du vor:
- Posting-Termin festlegen: Datum und Uhrzeit, mit der Marke abgestimmt.
- Puffer abziehen: Vor dem Termin liegt eine Reserve für Verzögerungen.
- Freigabe der Marke: Wie viele Werktage braucht sie, um final zuzustimmen?
- Korrekturen des Creators: Wie lange dauert eine Schleife?
- Feedback der Marke zum Entwurf: Wie viele Werktage braucht sie?
- Entwurf des Creators: Wie lange braucht der Creator für Dreh und Schnitt?
- Briefing und Vertrag: Wann müssen beide vorliegen, damit der Creator starten kann?
- Anfrage und Angebot: Wann muss die Zusage der Marke da sein?
Die Dauer je Schritt sind Annahmen. Sie hängen von deiner Marke, deinem Creator und dem Format ab. Schreibe sie auf, wenn eine Kampagne abgeschlossen ist, und rechne beim nächsten Mal mit den echten Zahlen.
Beispiel: ein Zeitplan mit Datum
Die Zahlen sind frei gewählt. Die Agentur Studio Nordlicht plant ein Video von Creatorin Elin Berg für die Marke Avorae. Das Posting soll am Dienstag, 24.11., erscheinen. Die Annahmen: Der Creator braucht 10 Werktage für den Entwurf, die Marke 3 Werktage für Feedback und 2 für die Freigabe, der Creator 2 Werktage für die Korrektur, und vor dem Posting liegen 5 Werktage Puffer.
| Datum | Meilenstein | Zuständig | Dauer bis dahin |
|---|---|---|---|
| Mo 05.10. | Anfrage geht ein | Talent-Manager | |
| Fr 09.10. | Angebot geht raus | Talent-Manager | 4 Tage |
| Fr 16.10. | Zusage der Marke | Marke | 7 Tage |
| Mi 21.10. | Vertrag unterschrieben | Marke, Creator | 3 Werktage |
| Fr 23.10. | Briefing liegt beim Creator | Talent-Manager | 2 Werktage |
| Fr 06.11. | Entwurf des Creators | Creator | 10 Werktage |
| Mi 11.11. | Feedback der Marke | Marke | 3 Werktage |
| Fr 13.11. | Korrektur des Creators | Creator | 2 Werktage |
| Di 17.11. | Freigabe durch die Marke | Marke | 2 Werktage |
| Di 24.11. | Posting | Creator | 5 Werktage Puffer |
| Fr 11.12. | Bericht an die Marke | Talent-Manager | 17 Tage |
Zwischen Anfrage und Posting liegen 50 Tage, zwischen Posting und Bericht 17 Tage. Ohne Puffer wäre das Posting am 17.11. möglich, nach der Freigabe. Der Puffer fängt eine zweite Korrekturschleife oder eine Krankheit ab, ohne dass der Termin kippt.
Wie diese Schritte zu einem durchgehenden Ablauf werden, zeigt der Ratgeber zum Influencer Management Ablauf.
Wo in der Kampagnenplanung Zeit verloren geht
Fast alle Verzögerungen entstehen an denselben Stellen:
- Warten auf die Marke: Feedback und Freigabe liegen bei Personen, die viele andere Aufgaben haben. Nenne die Frist schriftlich und erinnere am Vortag.
- Briefing unvollständig: Fehlen Botschaft, Muss-Inhalte oder Beispiele, kommt ein Entwurf zurück, der so nicht passt.
- Korrekturen ohne Obergrenze: Jede Schleife dauert Tage. Lege fest, wie viele enthalten sind.
- Der Creator ist ausgelastet: Fristen von mehreren Kooperationen laufen zusammen. Prüfe im Kalender, was in derselben Woche fällig ist.
- Feiertage und Urlaub: Sie fressen Werktage. Rechne sie beim Zurückrechnen ein, vor allem rund um Jahresende.
Zu Korrekturen gibt es einen eigenen Ratgeber: Korrekturschleifen.
Kampagne vorbereiten: Checkliste nach der Zusage
Gleich nach der Zusage steht die Vorbereitung. Diese Liste hilft, nichts zu vergessen:
Vertragsfragen und Auflagen zur Werbung klärst du mit deiner Kanzlei.
Wer macht was: Rollen im Zeitplan
Ein Zeitplan wirkt nur, wenn jeder Schritt eine Person hat. Ein einfaches Muster:
| Schritt | Verantwortlich | Informiert |
|---|---|---|
| Angebot, Vertrag | Talent-Manager | Creator |
| Briefing | Talent-Manager | Creator, Marke |
| Entwurf | Creator | Talent-Manager |
| Prüfung vor der Marke | Talent-Manager | Creator |
| Feedback und Freigabe | Marke | Talent-Manager |
| Posting | Creator | Talent-Manager, Marke |
| Rechnung, Bericht | Talent-Manager | Marke |
Die Prüfung vor der Marke ist ein Schritt, den viele auslassen. Er kostet einen Tag und verhindert oft eine Schleife mit der Marke.
Mehrere Creator in einer Kampagne
Arbeitest du mit mehreren Creatorn für eine Marke, wird der Zeitplan dichter. Zwei Regeln helfen:
- Ein gemeinsames Fenster: Lege fest, in welchem Zeitraum die Beiträge erscheinen, und gib jedem Creator ein eigenes Datum darin.
- Gestaffelte Freigabe: Schicke der Marke nicht alle Entwürfe am gleichen Tag, sondern verteilt über zwei bis drei Tage. So bleibt das Feedback konkret.
Der Bericht kommt erst, wenn alle Beiträge veröffentlicht sind und genug Zeit für Zahlen vergangen ist.
Reporting einplanen
Der Bericht gehört in den Zeitplan, nicht erst an dessen Ende. Drei Fragen vorab:
- Welche Kennzahlen will die Marke sehen?
- Ab wann liegen sie vor? Ein Beitrag braucht Zeit, bis Zahlen aussagekräftig sind. Setze den Termin bewusst.
- Wer sammelt Screenshots und Zahlen, der Creator oder das Team?
So kündigst du den Termin an:
Guten Tag Herr Weber, der Beitrag von Elin Berg erscheint am 24.11. Wir schicken Ihnen den Bericht mit Kennzahlen und Screenshots bis Freitag, 11.12. Wenn Sie bestimmte Zahlen besonders interessieren, nennen Sie uns diese bitte bis Ende November. Beste Grüße, Alex Nord
Wie ein Bericht aussieht, erklärt der Ratgeber zum Influencer Reporting.
Typische Fehler im Zeitplan
Der Zeitplan beginnt beim Briefing
Bis zum Briefing sind oft schon Wochen vergangen. Rechne Angebot, Zusage und Vertrag mit ein.
Der Puffer wird aufgebraucht
Der Puffer ist keine Zeit zum Nacharbeiten. Plane Entwurf und Freigabe so, dass der Puffer unberührt bleibt.
Alle Termine hängen an einer Person
Ist der Talent-Manager im Urlaub, steht alles. Benenne eine Vertretung und gib ihr Zugriff auf den Plan.
Der Creator erfährt den Plan zuletzt
Wer Fristen nicht kennt, kann sie nicht planen. Schicke dem Creator den Zeitplan zusammen mit dem Briefing.
Wann eine Tabelle reicht
Bei ein bis zwei laufenden Kampagnen genügt eine Tabelle mit den Spalten aus dem Beispiel: Datum, Meilenstein, Zuständig, Stand. Wird sie unübersichtlich, wenn viele Kampagnen gleichzeitig laufen, Creator in mehreren Kooperationen stecken und niemand mehr erkennt, was diese Woche fällig ist, brauchst du eine gemeinsame Ansicht für alle Fristen.
So bildet CreatorOffice den Zeitplan einer Kampagne ab
CreatorOffice ist ein Backoffice im Browser für Talent-Managements und Influencer-Agenturen. In CreatorOffice hängt alles an der Kooperation. Für den Zeitplan sind diese Funktionen belegt:
- Kooperation mit Fristen: Monate und Leistungen, jeder Beitrag mit Fristen.
- Strukturierte Briefings: je Kooperation oder je Beitrag.
- Kalender: Entwurfsfristen, Posting-Termine und fällige Rechnungen für Team und Creator, auf Wunsch mit Erinnerung am Vortag einer Frist per Mail.
- Content-Ablage: Creator laden Entwürfe hoch, das Team kommentiert, gibt frei oder fordert eine Korrektur an. Die vereinbarten Korrekturschleifen zählt CreatorOffice mit.
- Freigabe durch die Marke: per Link, mit Video. Ab Tarif Team.
- Veröffentlichung melden: Creator melden veröffentlichte Beiträge mit Link und Datum.
- Bericht für die Marke: aus Kennzahlen und Screenshots, von Hand eingetragen, im Browser und als PDF.
- Anfrage zur Kooperation: Aus der Zusage wird die Kooperation. Ab Tarif Team.
Die Seite Influencer-Kooperationen verwalten zeigt den Ablauf im Zusammenhang. Die Tarife zeigen, welche Funktion in welchem Tarif steckt. Die Fristen und Dauern legst du fest, CreatorOffice hält sie fest und erinnert daran.
Häufige Fragen
Wie erstelle ich einen Zeitplan für eine Influencer-Kampagne?
Lege den Posting-Termin fest und rechne rückwärts: Puffer, Freigabe, Korrektur, Feedback, Entwurf, Briefing, Vertrag, Zusage. Gib jedem Schritt ein Datum und eine Person.
Wie viel Vorlauf braucht eine Influencer-Kampagne?
Das hängt von Marke, Creator und Format ab. Im Beispiel liegen 50 Tage zwischen Anfrage und Posting. Miss die Zeiten deiner eigenen Kampagnen und rechne beim nächsten Mal mit diesen Werten.
Wie viel Puffer sollte ich einplanen?
Genug, um eine zusätzliche Korrekturschleife oder einen Ausfall abzufangen. Im Beispiel sind es fünf Werktage. Wer Puffer streicht, muss bei der ersten Verzögerung den Termin verschieben.
Wann sollte der Bericht an die Marke kommen?
Wenn der Beitrag lange genug online war, damit Zahlen aussagekräftig sind. Lege den Termin schon bei der Planung fest und kläre vorab, welche Kennzahlen die Marke sehen will.
Wie behalte ich Fristen mehrerer Kampagnen im Blick?
Mit einem gemeinsamen Kalender für Team und Creator. In CreatorOffice trägt jeder Beitrag seine Fristen, und auf Wunsch kommt eine Erinnerung am Vortag per Mail.
Wer ist für den Zeitplan verantwortlich?
Meist der Talent-Manager. Wichtig ist, dass jeder Schritt eine Person hat und dass es eine Vertretung gibt.
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Wenn Fristen heute in Mails, Chats und Tabellen verteilt sind, lege eine laufende Kampagne in CreatorOffice an und sieh, ob der Kalender dir die Übersicht gibt. Teste CreatorOffice 14 Tage kostenlos im Tarif deiner Wahl.
