Wer als Agentur UGC-Creator bezahlen will, braucht mehr als eine Überweisung. UGC-Creator produzieren Videos, die die Marke selbst veröffentlicht, etwa auf ihren eigenen Kanälen oder in Anzeigen. Bezahlt wird deshalb vor allem das Video und das Recht, es zu nutzen, nicht die Reichweite des Creators. Dazu kommen Korrekturschleifen, Rohmaterial und Creator, die von Kampagne zu Kampagne wechseln.
Hier erfährst du, wie du Vergütung, Zeitpunkt und Auszahlung regelst, auch für Creator im Ausland, mit Rechenbeispiel und typischen Fehlern.
Vergütung für UGC-Creator: die Modelle im Überblick
Die Vergütung setzt sich aus Bausteinen zusammen, die du kombinieren kannst.
Fester Betrag je Video
Der Creator bekommt für jedes fertige Video einen festen Betrag. Das ist leicht zu rechnen. Lege fest, was „fertig“ heißt: Länge, Format, Schnitt und Untertitel.
Paket aus mehreren Videos
Bucht eine Marke mehrere Videos, etwa drei Varianten mit unterschiedlichem Einstieg, passt ein Paketpreis. Halte fest, wie viele Videos enthalten sind und was weitere kosten.
UGC-Nutzungsrechte: Aufschlag oder Buyout
Bei UGC hängt der Wert eines Videos stark davon ab, wie die Marke es nutzt. Lege fest, auf welchen Kanälen sie es verwenden darf, etwa eigene Kanäle, bezahlte Anzeigen oder ihre Website, in welchen Ländern und wie lange. Für eine erweiterte Nutzung vereinbarst du einen Aufschlag, als Prozentsatz der Videovergütung oder als festen Betrag. Ein Buyout ist eine einmalige Vergütung für eine weitergehende Nutzung, etwa für längere Zeit oder weitere Kanäle. Wie die Nutzungsrechte im Vertrag formuliert werden, klärst du mit deiner Kanzlei.
Rohmaterial und Korrekturschleifen
Manche Marken wollen zusätzlich das Rohmaterial, also ungeschnittene Aufnahmen. Lege fest, ob es im Preis enthalten ist oder extra vergütet wird. Bei den Korrekturschleifen bestimmst du, wie viele je Video enthalten sind und was jede weitere kostet.
Was du vor dem ersten Video schriftlich festhältst
Eine kurze schriftliche Vereinbarung je Kampagne reicht, wenn sie diese Punkte enthält:
- Leistung: Anzahl der Videos und Varianten, Länge, Format, Rohmaterial ja oder nein
- Korrekturschleifen: wie viele enthalten sind und was jede weitere kostet
- Nutzungsrechte: Kanäle, Länder, Laufzeit, Aufschlag oder Buyout
- Fristen: erster Entwurf, Korrekturen, finale Abgabe
- Vergütung und Zahlungsziel: Betrag, Zeitpunkt der Zahlung, Auszahlungsweg und Währung
- Beleg: ob der Creator eine Rechnung stellt oder deine Agentur eine Gutschrift erstellt
Den Vertragstext klärst du mit deiner Kanzlei.
Wann du UGC-Creator bezahlst: nach Abnahme, nach Zahlungseingang oder zur festen Frist
Abnahme heißt hier: Die Marke oder deine Agentur gibt das fertige Video frei. Für den Zeitpunkt der Zahlung gibt es drei Regeln:
- Nach Abnahme: Der Creator bekommt sein Geld eine feste Zahl von Tagen nach der Freigabe. Das ist für ihn gut planbar. Zahlt die Marke später, gehst du in Vorleistung.
- Nach Zahlungseingang der Marke: Du zahlst erst, wenn das Geld der Marke da ist. Deine Agentur legt nichts vor, aber der Creator wartet länger.
- Feste Frist ab Rechnung: Du zahlst zum Beispiel 14 Tage nach Eingang der Rechnung des Creators, unabhängig von der Marke.
Lege die Regel vor dem Start fest, möglichst für alle Creator einer Kampagne gleich.
Vorleistung einplanen: Zahlst du vor der Marke aus, finanziert deine Agentur die Zeit dazwischen. Rechne je Kampagne aus, wie viel Geld das bindet, lege eine Obergrenze fest und fasse nach, wenn eine Marke nicht pünktlich zahlt.
Rechenbeispiel: Paket aus drei Videos mit Nutzungsrechten
Die Zahlen sind frei gewählt und keine Marktpreise. Alle Beträge ohne Steuern.
Die Marke Lunava bucht über deine Agentur drei UGC-Videos der Creatorin Mara Linden. Mit Mara vereinbarst du:
- 200 € je Video, darin zwei Korrekturschleifen je Video und die Nutzung auf den eigenen Kanälen der Marke
- 30 % Aufschlag auf die Videovergütung für die Nutzung in bezahlten Anzeigen, 6 Monate, auf zwei Kanälen
- 40 € für jede weitere Korrekturschleife
- Rohmaterial ohne Aufpreis
- Zahlung 14 Tage nach der Abnahme durch die Marke
Bei einem Video wünscht die Marke eine dritte Korrekturschleife. Damit ergibt sich:
- Videos: 3 × 200 € = 600 €
- Nutzungsrechte: 30 % von 600 € = 180 €
- zusätzliche Korrekturschleife: 1 × 40 € = 40 €
- Vergütung für Mara Linden: 600 € + 180 € + 40 € = 820 €
Die Rechnung an die Marke geht am Tag der Abnahme raus, mit 30 Tagen Zahlungsziel. Mara bekommt ihr Geld nach 14 Tagen, die Marke zahlt nach 30. Deine Agentur legt also 820 € für 16 Tage vor. Mit der Regel „nach Zahlungseingang der Marke“ wartet Mara 30 Tage, und du legst nichts vor.
Abrechnung in der UGC-Agentur: Rechnung des Creators oder Gutschrift
Für jede Auszahlung brauchst du einen Beleg. Dafür gibt es zwei Wege:
- Rechnung des Creators: Der Creator stellt deiner Agentur eine Rechnung über die vereinbarte Vergütung.
- Gutschrift der Agentur: Deine Agentur erstellt den Beleg für den Creator, wenn ihr das so vereinbart habt.
Welcher Weg zu euch passt und wie Steuern auf dem Beleg ausgewiesen werden, klärst du mit deiner Steuerberatung.
Für den Ablauf zählt: Jeder Beleg nennt Kampagne und Leistung so, dass du ihn mit der Vereinbarung vergleichen kannst.
Auszahlung an UGC-Creator: bündeln statt einzeln überweisen
Einzelüberweisungen kosten Zeit, und jede Zahlung von Hand ist eine Fehlerquelle. Bündle deshalb deine Auszahlungen:
- Feste Auszahlungstage: zum Beispiel zweimal im Monat. So wissen Creator, wann ihr Geld kommt.
- Sammelüberweisung: Alle fälligen Zahlungen eines Tages gibst du in deinem Online-Banking auf einmal frei.
- Verwendungszweck: Belegnummer und Kampagne, damit Creator die Zahlung zuordnen können.
- Vier-Augen-Prinzip: Eine Person bereitet die Auszahlung vor, eine zweite gibt sie frei.
- Abschluss: Vermerke ausgeführte Zahlungen sofort als bezahlt, damit niemand dieselbe Rechnung ein zweites Mal überweist.
UGC-Creator im Ausland bezahlen
Hat ein Creator ein Konto im SEPA-Raum, überweist du Euro per SEPA wie im Inland. Für Konten außerhalb des SEPA-Raums oder für Zahlungen in einer anderen Währung brauchst du einen anderen Weg: eine Auslandsüberweisung (SWIFT) oder einen Zahlungsdienst, bei dem der Creator ein Konto hat. Halte den Weg in der Vereinbarung fest und kläre:
- Daten je Weg: für eine Auslandsüberweisung IBAN oder Kontonummer, BIC und je nach Land eine Bankleitzahl, für einen Zahlungsdienst die E-Mail-Adresse des Kontos
- Währung: in welcher Währung die Vergütung vereinbart ist und ausgezahlt wird
- Gebühren: wer die Gebühren für die Überweisung trägt
- Zeit: Plane für eine Auslandsüberweisung mehr Zeit ein als für eine SEPA-Überweisung.
Steuerfragen zu Creatorn im Ausland klärst du mit deiner Steuerberatung.
Wechselnde Creator je Kampagne organisieren
Wechseln die Creator von Kampagne zu Kampagne, hilft eine feste Routine:
- Einmal vollständig anlegen: Name, Anschrift, Land, E-Mail, Auszahlungsweg und Bankdaten, bevor die erste Rechnung kommt. Prüfe vorher, ob es den Creator schon gibt.
- Daten vom Creator selbst: Lass Creator ihre Angaben über ein Formular oder ein Portal eintragen, nicht per Chat. Kommt eine neue Bankverbindung per Nachricht, bestätige sie über einen zweiten Weg, etwa per Anruf.
- Nach der Kampagne archivieren: Ist alles abgerechnet und ausgezahlt, archivierst du den Creator, statt ihn zu löschen. Belege und Verlauf bleiben erhalten, und deine Liste zeigt nur die Creator, mit denen du gerade arbeitest.
UGC-Creator bezahlen: typische Fehler und wie du sie vermeidest
Die Nutzungsrechte sind nicht festgehalten
Die Marke schaltet ein Video nach Monaten noch als Anzeige, und niemand weiß, ob das bezahlt ist. Halte Kanäle und Laufzeit je Video fest und trag das Ende in den Kalender ein, um rechtzeitig eine Verlängerung anzubieten.
Das Zahlungsdatum ist unklar
„Zahlung nach Abnahme“ ohne Frist führt zu Nachfragen. Lege eine feste Zahl von Tagen fest und sag dem Creator, ab welchem Ereignis sie zählt.
Die Bankdaten sind unvollständig
Fehlt bei einer Auslandsüberweisung die BIC oder stimmt der Kontoinhaber nicht, verzögert sich die Zahlung oder kommt zurück. Prüfe die Auszahlungsdaten einige Tage vor dem Auszahlungstag.
Rechnungen werden doppelt bezahlt
Ein Creator schickt dieselbe Rechnung zweimal, oder zwei Personen überweisen sie. Ordne jede Rechnung genau einer Leistung zu, zahle nur an den festen Auszahlungstagen aus und vermerke bezahlte Rechnungen sofort.
Wie CreatorOffice den Ablauf abbildet
Mit wenigen Creatorn reicht eine Tabelle. Wechseln sie mit jeder Kampagne, hilft ein gemeinsames System. CreatorOffice ist ein Backoffice im Browser für Agenturen, die mit Creatorn arbeiten, auch für UGC-Agenturen:
- Vereinbarung: Jedes Video wird ein Beitrag mit Fristen. An der Kooperation hältst du fest, wie viele Korrekturschleifen enthalten sind und bis wann die Nutzungsrechte gelten. Das Ende steht im Kalender, und vorher bekommt dein Team die Aufgabe „Nutzungsrechte laufen aus“.
- Abnahme: Creator laden ihre Videos im Portal hoch, dein Team gibt frei oder fordert eine Korrektur an. CreatorOffice zählt die Korrekturschleifen mit. Wird eine Schleife mehr angefordert als vereinbart, schlägt die Content-Prüfung die vereinbarte Vergütung als Zusatzposition vor. Ab Tarif Team gibt auch die Marke per Link frei.
- Beleg: Der Creator reicht seine Rechnung im Portal ein, und du prüfst sie. Gibt es zur selben Kooperation und zum selben Monat schon eine Rechnung, erscheint der Hinweis „Möglicherweise doppelt“. Gutschriften stellst du ab Tarif Team aus.
- Auszahlungsdaten: Je Creator hinterlegst du den Auszahlungsweg: SEPA, Auslandsüberweisung (SWIFT), PayPal oder Wise. Creator können ihre Bankdaten auch selbst im Portal pflegen. Ändert ein Creator seine Bankverbindung, bekommt dein Team eine Aufgabe und der Creator eine Mail.
- Auszahlungslauf (ab Tarif Team): Fällige Rechnungen und Gutschriften bündelst du in einem Lauf, nach fester Frist oder erst nach Zahlungseingang der Marke. Fehlen Auszahlungsdaten, siehst du das je Beleg. Für Euro lädst du eine SEPA-Datei herunter und gibst die Sammelüberweisung im Online-Banking frei; CreatorOffice selbst überweist kein Geld. Zahlungen per PayPal, Wise oder SWIFT stehen nur in der CSV-Datei des Laufs. Diese Zahlungen führst du selbst aus. Ein Lauf enthält nur eine Währung, und ein Beleg steht nie in zwei offenen Läufen zugleich.
- Nach der Kampagne: Beim Archivieren zeigt CreatorOffice, was bei dem Creator noch offen ist. Kooperationen und Rechnungen bleiben erhalten, und archivierte Creator zählen nicht zur Creator-Grenze deines Tarifs.
Mehr dazu auf den Seiten Influencer-Kooperationen verwalten und Provisionen und Auszahlungen an Creator. Was in welchem Tarif enthalten ist, zeigt die Übersicht der Tarife. Im Tarif Solo umfasst die Content-Ablage 10 Videos zum Kennenlernen.
Häufige Fragen
Wie viel bekommt ein UGC-Creator je Video?
Eine allgemeingültige Zahl gibt es nicht. Der Betrag hängt von Aufwand, Varianten, Korrekturschleifen, Rohmaterial und Nutzungsrechten ab. Wichtig ist, dass alles vor dem Dreh feststeht.
Wann sollte eine Agentur UGC-Creator bezahlen?
Das legt ihr vorher fest: eine feste Zahl von Tagen nach der Abnahme, nach dem Zahlungseingang der Marke oder zu einer festen Frist nach der Rechnung des Creators. Zahlst du vor der Marke, gehst du in Vorleistung.
Rechnung oder Gutschrift: Was passt bei UGC-Creatorn?
Beides ist möglich: Der Creator stellt deiner Agentur eine Rechnung, oder deine Agentur erstellt eine Gutschrift, wenn ihr das so vereinbart habt. Welcher Weg zu euch passt und wie Steuern ausgewiesen werden, klärst du mit deiner Steuerberatung.
Wie bezahle ich UGC-Creator im Ausland?
Mit einem Konto im SEPA-Raum per SEPA-Überweisung in Euro, sonst per Auslandsüberweisung oder über einen Zahlungsdienst. Lege Weg, Währung und Gebühren vorher fest. Steuerfragen klärst du mit deiner Steuerberatung.
Wie laufen Auszahlungen per PayPal oder Wise in CreatorOffice?
PayPal und Wise hinterlegst du je Creator als Auszahlungsweg, ebenso SEPA oder eine Auslandsüberweisung (SWIFT). Im Auszahlungslauf (ab Tarif Team) kommen nur SEPA-Zahlungen in Euro in die SEPA-Datei für dein Online-Banking. Zahlungen per PayPal, Wise oder SWIFT stehen in der CSV-Datei des Laufs, und du führst sie selbst aus.
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